آموزش Word

 

 

مقدمه

 دوره ی آموزشی Word سومین مهارت از استاندارد ICDL می باشد . برنامهWord متداولترین برنامه واژه پرداز موجود به شمار می آید . هدف اصلی برنامه این است که در تایپ و قالب بندی متنها مفید واقع شود . اما ویژگیهای قدرتمند دیگری نیز دارد که امکان ایجاد جدولهای مختلف – کار با تصویرهای گرافیکی – طراحی صفحه وب و بسیاری از قابلیتهای دیگر را برایتان فراهم کرده است . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Word نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : – حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم ۲۳۳ – ۱۶ مگابایت Ram – حدود ۶۰۰ مگا بایت فضای آزاد.

اصول کار با WORD

– اجرای Microsoft Word و آغاز کار با آن : نرم افزار Word تحت سیستم عامل windows 98-2000-XP کار می کند. برای شروع از منوی Start‏ ، زیر منوی Programs و سپس گزینه Microsoft Word را انتخاب می کنیم.

 – آشنایی با محیط کار و اجزای آن :

 دکمه Close یا بستن پنجره : جهـت بستن یک پنجره باز باید از این دکمه استفاده نمود ( البته از کلید ترکیبی ALT+F4 نیز میتوان استفاده کرد). باید توجه داشت برای بستن هر پرونده میتوانید از منوی File زیر منوی Exit را نیز انتخاب نمائید.

دکمه Maximize یا حداکثر سازی : برای اینکه بتوان پنجره را به حداکثر اندازه خود رساند میتوان از این دکمه استفاده نمود.

دکمه Restore : پس از اینکه پنجره به حداکثر اندازه خود رسید برای تبدیل به اندازه قبلی خود از این دکمه استفاده می شود.

دکمه Minimize یا حداقل سازی :با کلیک کردن بر روی این دکمه میتوان یک پنجره حداکثر شده و یا معمولی را حداقل نمود با انجام این عمل پنجره به حداقل خود می رسد و روی Task bar قرار می گیرد. توجه داشته باشید که پنجره ای که حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است.

– نوار عنوان یا Title Bar : نواری که اسم پنجره روی آن قرار دارد نوار عنوان نامیده میشود از نوار عنوان میتوان برای حداکثر سازی و یا بازگردانی پنجره به حالت ” وضعیت قبلی ” استفاده نمود برای این کار کافی است روی نوار عنوان دبل کلیک نمائید .

– دکمه Control Bottom یا کنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانیتور قرار دارد.با دکمه کنترل میتوان تمام عملیاتی که توضیح داده شد را انجام داد برای باز کردن دکمه کنترل کافی است روی دکمه آن کلیک کرد. عمل دیگر دکمه کنترل بستن پنجره است برای این کار باید روی نشانه دکمه کنترل دبل کلیک کرد.

Move: برای جابجایی پنجره میتوان از این گزینه استفاده کرد . برای اینکه این گزینه فعال شود باید روی نوار عنوان دبل کلیک نمود .

 Menu Bar یا نوار منو: هر یک از منوها با توجه به نام خود، عملکردی خاص دارند. پس از باز شدن منو زیر منوها را مشاهده خواهید کرد که هر زیر منو به معنای یک فرمان می باشد .حال این منو ها را با محتویاتشان مورد بررسی قرار می دهیم:

منویFile:شامل گزینه هایی برای انجام عملیات مختلف بر روی فایلهاست.در جدول زیر نام عملکرد گزینه های این منو را نشان داده ایم:

 

باز کردن فایل جدید

Ctrl+N

New

باز کردن فایل موجود

Ctrl+O

Open

بستن فایل

 

Close

ذخیره کردن فایل

 

Save

ذخیره کردن فایل با مشخصات جدید

 

Save as

نسخه فایل

 

Versions

تنظیم صفحه بندی

 

Page set up

مشاهده پیش نمایش چاپ

 

Print preview

چاپ فایل

 

Print

ارسال فایل به

 

Sent to

مشاهده وتغییر خصوصیات فایل

 

Properties

خروج ازword

 

Exit

 

 

 

 

 

منوی Edit:شامل گزینه های ویراستاری مدرک است.نام عملکرد هر یک از آنها  در جدول زیر نشان داده شده است:

لغو عمل انجام شده

Ctrl+Z

Undo

تکرار عمل انجام شده

Ctrl+Y

Repeat

بریدن قطعه ای از مدرک

Ctrl+X

Cut

کپی کردن قطعه ای از مدرک

Ctrl+C

Copy

چسباندن قطعه ای از مدرک

Ctrl+V

Paste

چسباندن قطعات ویژه

 

Paste Special

چسباندن به عنوان پیوند ویژه

 

Paste as hyperlink

پاک کردن

Delete

Clear

گزینش همه

Ctrl+A

Select All

یافتن قطعه ای خاص از مدرک

Ctrl+F

Find…

جایگزینی قطعه ای خاص از مدرک

Ctrl+H

Replace

انتقال به قطعه ای خاص از مدرک

Ctrl+G

Go to…

پیوندها

 

Links…

شی ء

 

Object

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

منوی View:شامل گزینه های مربوط به تغییر نمای مدرک اجزاء مختلف نمای صفحه نمایش است.نام عملکرد هر یک از گزینه های این منو در جدول زیر موجود است.

مشاهده نمای عادی مدرک

Normal

مشاهده صفحه بندیonlineمدرک

Online Layout

مشاهده صفحه بندی مدرک

Page Layout

طرح کلی مدرک

Outline

مدیریت مدرک

Master Document

نوارهای ابزار

Toolbars

خط کش

Ruler

طرح مدرک

Document Map

سر صفحه وپا نویس

Header and Footer

پاورقی ها

Footnotes

توضیحات

Comments

نمای تمام صفحه

Full Screen

تمرکز

Zoom

 

 

 

 

 

 

منویInsert:شامل گزینه های مربوط به درج موارد مختلف در مدرک است.نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم:

درج انفصال صفحه

Break…

درج شماره های صفحه

Page Numbers

درج تاریخ و زمان

Date and Time

درج متن خودکار

Auto text

درج فیلد

Field

درج  توضیحات

Comment

درج پاورقی

Footnote

درج شرح تصویر

Caption

درج ارجاع متقابل

Cross-reference

درج نمایه ها و جدول ها

Index and Table

درج شکل

Picture

درج کادر متنی

Text Box

درج فایل

File…

درج شی

Object

درج نشانه کتاب

Book mark

درج پیوند ویژه

Hyperlink

درج علامت

symbol

منوی Format:شامل گزینه های مربوط به قالب بندی(آراستن)مدرک است. نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم:

تغییر قالب بندی فونت

Font…

تغییر قالب بندی پاراگراف

Paragraph…

علامت گذاری و شماره گذاری جمله یا پاراگراف

Bullets and Numbering

ایجاد کادر و سایه زنی اطراف متن

Borders and Shading

ستون بندی مدرک

Columns

تنظیمTab

Tab…

بزرگ نمائی حرف اول کلمه

Drop cap

تنظیم جهت متن

Text Direction

تغییر حساسیت

Change case

قالب بندی(آراستن)خودکار

Auto format

مشاهده و استفاده از گالری سبک

Style gallery

ایجاد سبک سفارشی

Style…

قالب بندی پشت زمینه

Background

قالب بندی شیء

Object

 

منوی Tools:شامل ابزارهای مختلفی است که نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم:

تصحیح املایی وگرامری

Spelling and grammar…

تنظیم زبان و فرهنگ لغت

Language

شمارش کلمات،پاراگراف ها صفحات

Auto summarize

خلاصه سازی خودکار

Auto correct

ردیابی تغییرات

Track changes

ادغام مدارک

Merge documents

محافظت از مدرک

Protect document

ادغام پستی

Mail merge

لفافه ها و برچسب ها

Envelope and labels

برنامه خبره ایجاد نامه

Letter wizard

ایجاد ماکرو

Macro

الگو ها برنامه های افزودنی

Templates and add-ins

سفارشی نمودن

Customize

سایر گزینه ها

Option

منوی Table:شامل گزینه های مخصوص کار با جدول ها در مدرک است. نام و عملکرد هر گزینه در زیر آمده است:داد

ترسیم جدول

Draw table

درج جدول

Insert table

حذف خانه های جدول

Delete cells

ادغام خانه های جدول

Merge cells

تقسیم خانه های جدول

Spilt cells

انتخاب سطر

Select row

انتخاب ستون

Select column

انتخاب جدول

Select table

قالب بندی خودکار جدول

Table auto format

توزیع یکنواخت سطرها

Distribute rows evenly

توزیع یکنواخت ستون ها

Distribute columns evenly

ارتفاع و عرض خانه جدول

Cell height and width

سرآیندها

Headings

تبدیل متن به جدول

Convert text to table

دسته بندی

Sort

فرمول

Formula

تقسیم جدول

Spilt table

پنهان نمودن خطوط شبکه ای

Hide gridline

منویWindow جهت مرتب نمودن مشاهده پنجره ها و منویHelpشامل گزینه هایی برای دریافت کمک به روش گوناگون است.لازم به یادآوری است که جداول فوق الذکر بعضی از مهمترین گزینه ها را مورد بررسی قرار داده است نه تمام آنها را.

Toolbars یا نوار ابزار: نوارهای ابزار کلیدهای دسترسی سریعتر به زیر منوها می باشند. در اصل گزینه ها و فرمان های موجود در زیر منوها ، در نوارهای ابزار نیز موجودند و کار را جهت دسترسی سریعتر به زیر منوها آسان می کنند .

 روشهای مختلف برای ظاهر کردن نوار ابزار : الف ) انتخاب زیر منوی Toolbars از منوی View ب ) کلیک راست بر روی Menu bar برای محو کردن نوار ابزارها میتوان روی آنها کلیک راست کرده و زمانی که فهرست نوارهای ابزار ظاهر گردید ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روی صفحه نخواهید داشت .

Ruler یا خط کش : خط کش یکی دیگر از ابزارهای کارآمد در برنامه Word میباشد. این خط کش بسیار دقیق بوده و با آنچه که شما روی کاغذ اندازه میگیرید برابر است . خط کش برای تنظیم حاشیه ها و تورفتگی ابتدای پاراگرافها استفاده میشود. برای ظاهر کردن خط کش از منوی View زیر منوی Ruler را انتخاب نمایید. برای ظاهر کردن خط کش عمودی نیز میتوانید از منوی View پنجره را به حالت Page Layout برده و سپس از منوی Tools زیر منوی Options را انتخاب و از روی برگ نشان View گزینه Vertical Ruler را انتخاب نمائید. درصورتیکه بخواهید خط کش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تکرار و گزینه Right Ruler را انتخاب نمائید.

Scroll Bar یا نوارهای مرور: دکمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها میتوان صفحه را جابجا نمود. این دکمه ها بطور افقی برای جابجایی به چپ و راست و بطور عمودی برای بالا و پائین طراحی شده اند. بجای استفاده از دکمه های مرور که با هر بار فشردن آنها کمی صفحه جابجا می شود میتوان از نوارهای مرور نیز استفاده کرد. برای جابجایی باید روی این نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود. در صورتیکه سند شما دارای چند صفحه باشد میتواند نشان دهنده شمارش صفحه نیز باشد نوارهای مرور برای این کار باید اشاره گر ماوس را روی نـــوار برده و بر روی آن کلیک کنید تا شماره صفحه به نمایش در آید. برای ظاهر کردن Scroll bar عمودی و افقی و انتقال آن به سمت چپ پنجره، باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده سپس از منوی Tools و زیر منوی options در برگ نشان View گزینه های Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scroll bar را انتخاب نمود.

Next Page, Previous Page یا صفحه قبل و بعد : برای آنکه یک صفحه به بالا یا پائین برود باید از این علامت استفاده کرد.

– محیط تایپ : این محیط اصلی ترین قسمت برنامه است. این قسمت محل تایپ ، حروف چینی و صفحه آرایی شماست . تمام عملیاتی که باید در مورد کارتان انجام دهید در این محل خواهد بود .

 مکان نما : محل حرف بعدی را که تایپ خواهد شدء نشان میدهد. Right Click یا کلیک راست: قرار دادن اشاره گر بر روی موضوعی خاص و کلیک دکمه سمت راست ماوس با این عمل منوی میانبری ظاهر میشود که کاربر میتواند از آن فرمانی را انتخاب نماید.

Screen Tips یا نکته ابزار : کافیست با ماوس روی یکی از کلید ها قرار بگیرید و کمی مکث کنید خواهید دید یک جعبه متن کوچک به نام نکته ابزار باز خواهد شد و نام آن کلید را نشان خواهد داد

. Status Bar یا نوار وضعیت: این نوار پائین ترین قسمت پنجره می باشد که به شما اطلاعاتی در مورد شماره صفحه ، قسمت ، کل صفحه ، فاصله از بالای صفحه، خط روی صفحه ، وضعیت کاراکتر و… می دهد توسط این سطر یا نوار شما میتوانید موقعیت خود را بیابید که اکنون در کدام صفحه و کدام سطر قرار گیرد. برای ظاهر کردن این نوار بر روی پنجره باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده و سپس از منوی Tools و زیر منوی Options در برگ نشان View گزینه Status Bar را انتخاب کنید

اصول و قوانین تایپ آشنایی با میز و صندلی تایپیست میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو  می باشد. تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد. ارتفاع استاندارد این میز معمولاً ۷۰ تا ۷۲ سانتیمتر است. میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با دید نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند. میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو ۴۵ سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد . قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید : به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید. خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد : ۱-صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد. ۲-صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید. ۳-پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد . ۴-دستهای شما می بایست با ماشین زاویه ۹۰ درجه تشکیل دهد. ۵-انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید.

مکاتبات اداری و بازرگانی : مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد. مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد. مکاتبات بر دو نوع است : ۱- مکاتبات بازرگانی ۲- مکاتبات اداری – مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی . مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از : – علامت تجاری – نام موسسه – شماره ثبت دفتر شرکت ها – نشانی – تلفن – نشانی تلگرافی ، تلکس و یا فاکس – نوع فعالیت – مکاتبات اداری : تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد .

 قوانین تایپ فارسی – قوانین تایپ اکنون شروع به تایپ نمائید. با زدن Space کلمات از یکدیگر جدا می شوند. زمانی که یک سطر تمام     می شود برای رفتن به سطر بعد لازم نیست Enter بزنید ، برنامه توسط خصوصیت Word Wrap موجب   می گردد که سطر شما بدون زدن Enter شکسته شود . اکنون یک جمله به پایان رسید . نقطه را گذاشته و ادامه دهید تا جمله بعدی نیز تمام شود. آیا بنظر شما یک پاراگراف پایان پذیرفته و یا چون دو جمله دارید ، دو پاراگراف تایپ کرده اید؟ در جواب باید گفت یک پاراگراف شامل یک حرف ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته Enter نباید زد. هرگاه Enter زده شد به مفهوم پایان یک پاراگراف است.

– اصول تایپ

تمرین : شکیبا – ساسان – مامان – تینا – تمشک – آسان – انگشتان – بایگانی – گلابی – گیتی – مالش – نان – آب – شام – سام – سیاست – کیاست – تابستان – شایان – مات – ماش – کمک یاس – تلاش- یال – شبنم – شب – کمال – کمان – سیمین – شکاک – شکیل – آسمان آبان – لباس – سامانتا- تمام – شمیم – نیک – اناب – آسیاب – لام – کام – گلاب – گلشن – کامیاب – تابان – سلام – کتلت – سیمان – آبی

– از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت چپ برای تبدیل صفحه کلید به لاتین و از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت راست برای تبدیل صفحه کلید به فارسی استفاده کنید. از کلید ترکیبی CTRL+SHIFT سمت چپ برای چپ چین و از کلید ترکیبی CTRL+SHIF سمت راست برای راست چین کردن استفاده نمایید..

. ابعاد نامه های اداری : طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد : – کاغذهای A3 : بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد. – کاغذ های A4 : مخصوص نامه هایی که از ۵ سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش هم از این کاغذ استفاده می شود ). – کاغذ A5 : مخصوص نامه هایی که از ۵ سطر صفحه A4 کمتر باشد . – کاغذ A6 : بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه (یادداشت ) چاپ میشود. طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است : – نامه های بزرگ A4 : به ابعاد ۲۹۷ × ۲۱۰ میلیمتر ، مطالبی که از ۵ سطر بیشتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود. – نامه های کوچک A5 : به ابعاد ۱۴۸ × ۲۱۰ میلیمتر ، مطالبی که از ۵ سطر کمتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود. نحوه تهیه نامه های اداری : اجزاء مختلف نامه اداری : هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد : ۱-سرلوحه ۲-عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه ۳-متن نامه ۴-مشخصات امضاء کننده نامه ۵-گیرندگان رونوشت اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم : ۱- سرلوحه : -آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه . -نام سازمان اصلی زیر آرم و نام واحد یا اداره وابسته زیر نام اصلی . -تاریخ در سمت چپ -شماره در سمت چپ -پیوست در سمت چپ ۲- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گیرنده عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود. ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته میشود. ج : موضوع نامه موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد. (یعنی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد ). مثال : به : سازمان انرژی اتمی اصفهان از: فنی حرفه ای استان اصفهان موضوع: ماموریت جهت آموزش ۳- متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود . متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند. پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند. ۴- مشخصات امضاء کننده نامه : مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد . نام و نام خانوادگی مقام یک یا دو سطر فاصله موقعیت سازمانی امضاء کننده باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد. در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد . نامه های اداری بر دو نوع است : ۱-نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود. ۲-نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود. لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره میباشد. برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد : تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در ۵ نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد. شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشد. پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می نمائیم. مثال : رونوشت : – جناب آقای … ( با توضیح سمت) – جناب آقای … ( با توضیح سمت ) – جناب آقای … (با توضیح سمت ) – بایگانی پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود. نمونه نامه اداری تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱ شماره : ۶۲۷۵۹۸۷پیوست : دارد سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان موضوع : آموزش اینترنت عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند. قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد. نام و نام خانوادگی مسئول امور اداری نمونه دیگری از یک نامه اداری همراه با رونوشت : تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱ شماره : پ/۷۵۰۳۴ پیوست : دارد سازمان آموزش فنی و حرفه ای استان اصفهان به : سرپرست آموزش از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان موضوع : آموزش Word احتراماًء عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفر مدرس را جهت آموزش Word به این شرکت معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی Word به این شرکت ارسال نمایند. قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد. نام و نام خانوادگی مسئول امور اداری رونوشت : – اداره اطلاعات

 

انتخاب قلم Font قلم مهمترین ابزار یک برنامه تایپی می باشد. برای دسترسی به این قلمها راههای متفاوتی وجود دارد یکی از آنها استفاده از منوی Format و زیر منوی Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است که بر روی یکی از سطــرهای تایپ شده رفته و کلیک راست می کنیم و گزینه Font را انتخاب می نمائیم . روش دیگری که برای دسترسی به کادر محاوره ای Font میتوان عنوان کرد استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+D می باشد . روش دیگر استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F سپس استفاده از کلید های جهت نما یا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن کلید Enter می باشد .

– کادر محاوره ای Font : در این کادر محاوره ای دو کادر عربی و لاتین دیده میشود که با توجه به متن خود آنها را انتخاب می کنید توسط Box جلوی گزینه Font میتوانید از قلمهای گوناگونی استفاده نمائید هر قلم شکل متفاوتی با قلم دیگر دارد و برای آنکه قابل شناسایی باشد اسمی برای آن در نظر گرفته شده است .

Font Style : توسط این گزینه قلمها را به یکی از حالتهای نوشته در Box در میآورید. البته از کلید های ترکیبی Ctrl+B برای حالت Bold و از کلیدهای ترکیبی Ctrl+I برای حالت Italic میتوان استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

Size : توسط این گزینه میتوانید یک متن را ریز تر یا درشت تر بنویسید. برای تغییر اندازه قلم میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+< یا > و همچنین از کلید ترکیبی Ctrl+[ یا ] نیز استفاده نمود. یکی دیگر از راههای تغییر اندازه قلم استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+P سپس استفاده از کلیدهای جهت نما برای انتخاب سایز و زدن Enter جهت تائید آن استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Size از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

Color : یکی دیگر از مزیتهای Word این است که به شما امکان چاپ رنگی میدهد توسط این گزینه میتوانید برای فونتهای خود رنگهای مختلف انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اگر به متن خود رنگ دادید و این متن را با چاپگر سیاه و سفید چاپ نمودید چاپگر ، متن رنگی شما را به حالت طیفی از سیاه و سفید چاپ خواهد کرد. چنانچه رنگ خودکار Automatic را انتخاب کرده باشید اگر رنگ زیر زمینه عوض شود رنگ قلم نیز بطور خودکار و با توجه به رنگ زمینه عوض خواهد شد. البته میتوانید دکمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

 Underline: از طریق این گزینه میتوانید زیر متن خود خط بکشید. با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زیر لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زیر لغات خط کشیده شود و زیر فاصله هایی که با Space هستند خطی کشیده نمی شود. البته میتوانید دکمه Underline از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید و یااز کلید ترکیبی Ctrl+U استفاده نمایید. – Effect : Superscript : از این گزینه برای تایپ توان استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+(+) نیز میتوان استفاده نمود.

Subscript: از این گزینه برای اندیس پائین استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+(+) نیز میتوان استفاده نمود.

Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوک شده را پنهان نمود تا در پرونده نمایش داده نشود ، برای نمایش مجدد باید پرونده را بلوک کرده و ضربدر داخل این گزینه را برداشت. درصورتیکه خواستیــد متــن بلوک شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نمودیــد و این کار صـورت نگرفت دقت نمایید که : ۱- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد. ۲- در منوی Tools زیر منوی Option ، برگ نشان View گزینه Hidden text انتخاب نشده باشد. Default: تمام تنظیمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند. Preview: جعبه نمایش است.

کادر محاوره ای : Scale

Character Spacing : توسط این گزینه میتوانید متن خود را کشیده یا باز کنید توجه داشته باشید که فشرده سازی یا باز کردن عملی است که بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بین حروف. Spacing: فاصله بین حروف یک کلمه را کم و یا زیاد می کند. Position: متن خود را (Lowered) پائین تر و یا (Raised) بالاتر از خط اصلی قرار میدهد و برای تایپ فرمولها از آن استفاده میشود. باید توجه داشت که بالا یا پائین رفتن کلمات از خط اصلی توسط کاربر تنظیم میشود و تفاوت آن با Superscript, Subscript در همین است زیرا توسط این دو گزینه توان یا اندیس پائین فاصله آنها تا خط اصلی اتوماتیک تنظیم میشود.

کادر محاوره ای Text : Animation:

 Effects در صورتی که متن خود را بلوک کرده و یکی از گزینه های این کادر محاوره ای را انتخاب کنید دور متن انتخابی شما طیفی از نوارهای رنگی ظاهر میشود که آن متن را در صفحه مانیتور مشخص و نمایان میکند. برگردان و انجام مجدد

Undo & Redo قلمی عوض کرده اید . متنی پاک کرده اید . رنگ قلم را تغییر داده اید هر عملی که انجام داده اید مهم نیست چنانچه از کاری که کرده اید پشیمان شده اید از Undo یا کلید ترکیبی Ctrl+Z میتوانید استفاده نمائید. حالا اگر خواستید عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهید از Redo یا از کلید ترکیبی Ctrl+Y استفاده نمایید. – همچنین میتوانید برای سرعت بخشیدن به کار از فلش کوچکی که به دو طرف خمیده شده است در نوار ابزار Standard استفاده کنید و یا این دو فرمان را از منوی Edit انتخاب نمایید.

بزرگ نمایی (Zoom) : برای رسیدن به این زیر منو باید از منوی View استفاده کرد. چنانچه صفحه خود را کوچک می بینید میتوانید توسط فرمان بزرگنمایی صفحه را بزرگ نمایید. عمل بزرگنمایی از طریق نوار ابزار Standard نیز ممکن است و حتی میتوان اندازه دلخواه را در Box تایپ نموده و Enter زد . Page Width: بزرگنمایی به اندازه ای است که عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد. Whole Page: بزرگنمایی به اندازه ای است که تمام صفحه در این حالت با جزئیات آن کاملاً مشخص است. Many Page: توسط این گزینه میتوانید چند صفحه را همزمان مشاهده کنید. Percent: بزرگنمایی میتواند بصورت دلخواه باشد. باید توجه داشت در صورتیکه بخواهید تمام گزینه های فوق فعال باشند باید پنجره روی حالت Page Layout باشد . این گزینه را میتوانید از منوی View انتخاب نمائید.

کلیدهای ویرایشی کلید های ویرایشی : همانطور که میدانید برنامه Word دارای کلیدهای ترکیبی فراوانی        می باشد که در زیر چند نمونه از مهمترین این کلیدها آمده است . بعضی از این جهت ها بستگی به فارسی و لاتین بودن متن دارد. کلمه بعدی Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ کلمه قبلی Ctrl+کلید جهت دار سمت راست پاراگراف بعدی Ctrl+کلید جهت دار سمت پایین پاراگراف قبلی Ctrl+کلید جهت دار سمت بالا ابتدای پرونده Ctrl+Home انتهای پرونده Ctrl+End ایجاد پاراگراف جدید Enter سطر بعدی کلید جهت دار سمت پایین سطر قبلی کلید جهت دار سمت بالا حذف حرف بعدی مکان نما Delete حذف حرف قبل مکان نما Back Space حذف کلمه قبل Ctrl+Back Space حذف کلمه بعدی Ctrl+Delete ذخیره در حافظه COPY Ctrl+C ذخیره در حافظه و حذف CUT Ctrl+X فراخوانی از حافظه PASTE Ctrl+V

-بلوک و عملیات مربوط به آن – حذف (DELETE) – انتقال (CUT) – تکثیر (COPY) – فراخوانی PASTE بلوک به کمک صفحه کلید : برای انتخاب قسمتی از متن باید کلید Shift را پائین نگه دارید و سپس به کمک مکان نمای چپ ، راست ، بالا و پائین متن مورد نظر را انتخاب کنید. هنگامی که متن بلوک میشود رنگ قلم و زمینه به حالت نگاتیو در می آید ( برای خارج نمودن از حالت بلوک حرکت مکان نما بدون نگه داشتن Shift کافی است ). در زیر کلیدهای دیگری نیز برای بلوک کردن آمده است بلوک حرف سمت راست Shift+کلید جهت دار سمت راست بلوک حرف سمت چپ Shift+کلید جهت دار سمت چپ بلوک از محل مکان نما تا محل مکان نما در سطر بالا Shift+کلید جهت دار سمت بالا بلوک از محل مکان نما تا محل مکان نما در سطر پائین Shift+کلید جهت دار سمت پایین بلوک کلمه سمت راست Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت راست بلوک کلمه سمت چپ Shift+ Ctrl+کلید جهت دار سمت چپ بلوک یک پاراگراف Shift+Ctrl+کلیدهای جهت دار بالا و پایین بلوک از محل مکان نما تا ابتدای سطر Shift+Home بلوک از محل مان نما تا انتهای سطر Shift+End حرکت مکان نما موجب بلوک می گردد فشردن کلید F8 بلوک کلمه دو مرتیه فشردن کلید F8 بلوک جمله سه مرتبه فشردن کلید F8 بلوک کل پرونده چهار مرتبه فشردن کلید F8 بلوک کل پرونده Ctrl+A بلوک از محل مکان نما تا ابتدای پرونده Shift+ Ctrl+Home بلوک از محل مکان نما تا انتهای پرونده Shift+ Ctrl+End بلوک به کمک ماوس برای بلوک کردن به کمک ماوس کافی است روی نقطه شروع ، دکمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و تا آخرین جایی که میخواهید بلوک شود دکمه چپ را رها نکنید. پس از بلوک کردن متن نوبت آن است که عملیات لازم را روی قسمت بلوک شده انجام دهید مانند : تغییر قلم ، تغییر سایز ، تغییر رنگ و…

حذف به کمک صفحه کلید : برای حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهید.

حذف به کمک ماوس : برای حذف قسمتی از پرونده به کمک ماوس باید متن را توسط ماوس انتخاب نمائید و با کمک زیر منوی Clear از منوی Edit قسمت انتخابی را حذف کنید.

انتقال بوسیله صفحه کلید برای آنکه بتوانید متن را جابجا کنید و یا آن را از یک محل به محل دیگر ببرید باید به روش زیر عمل کنید: ۱-به کمک کلیدهای بلوک ، متن خود را بلوک کنید. ۲-کلیدهای ترکیبی (Ctrl+X) و یا (Shift+Delete) را بفشارید. با فشردن این کلیدهای ترکیبی متن شما ناپدید خواهد شد . البته متن ناپدید نگردیده بلکه از محل خود برداشته شده و به داخل حافظه(Clip board) رفته است . ۳-حال مکان نمای خود را جابجا نموده و به محلی که میخواهید متن به آنجا انتقال یابد، بروید. ۴-پس از قرارگرفتن در محل مورد نظر کلیدهای ترکیبی (Ctrl+V) و یا کلیدهای (Shift+Insert) را فشار دهید تا متن از حافظه به محل جدید انتقال یابد. اگر مجدداً کلیدهای ترکیبی (Ctrl+V) را بفشارید متن مجدداً از حافظه فراخوانی خواهد شد. زیرا این متن تا زمانی که در ویندوز قرار دارد در حافظه باقی میماند. البته برای انتقال میتوانستید از زیر منوی Cut در منوی Edit برای ( ذخیره در حافظه و حذف ) و برای ( فراخوانی از حافظه ) از زیر منوی Paste در منوی Edit استفاده کنید.

انتقال به کمک ماوس برای انتقال قسمتی از پرونده توسط ماوس به روش زیر عمل کنید: ۱-توسط ماوس متن مورد نظر را بلوک کنید. ۲-با نگه داشتن دکمه ماوس روی قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جدید بکشید. بدین ترتیب متن شما به محل جدید انتقال خواهد یافت . معمولاً انتقال به کمک ماوس زمانی صورت می گیرد که بخواهید متن خود را چند سطر بالاتر یا پائین تر انتقال دهید. برای انتقال می توانید پس از بلوک کردنء کلیک راست نموده و از منوی فوری Cut را انتخاب کنید.

تکثیر به کمک صفحه کلید : برای تکثیر یک قسمت از پرونده به محل دیگر باید روش زیر را دنبال کنید : ۱-به کمک کلیدهای فوری متن خود را بلوک کنید. ۲-کلید های ترکیبی (Ctrl+C) و یا (Ctrl+ Insert) را فشار دهید تا متن در حافظه کپی شود. ۳-مکان نما را حرکت داده و به محل جدید بروید. ۴-در محل جدید کلید های ترکیبی (Ctrl+V) و یا (Shift+Insert) را بزنید تا متن درون حافظه در محل جدید فراخوانی شود. نکته : برای تکثیر میتوانید از زیر منوی Copy و برای فراخوانی از زیر منوی Paste که هر دو در منوی Edit وجود دارند استفاده کنید.

تکثیر به کمک ماوس : برای تکثیر متن به کمک ماوس باید به روش زیر عمل کنید : ۱-توسط ماوس متن خود را انتخاب کنید. ۲-کلید Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به کمک نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس و کشیدن ، به مقصد ببرید. این عمل موجب تکثیر متن انتخاب شده می گردد. این عمل با زدن دکمه سمت راست ماوس و انتخاب گزینه Copy نیز امکان پذیر است . توجه داشته باشید که تمامی عملیات ذکر شد. تنها برای متن نیست بلکه برای تصاویر نیز بکار می روند. انتقال و تکثیر به کمک کلید سمت راست ماوس : پس از بلوک میتوانید کلید سمت راست ماوس را بفشارید و از آنجا Copy یا Cut را انتخاب کنید و پس از بردن مکان نما به محل جدید مجدداً با زدن دکمه سمت راست ماوس Paste را انتخاب نمایید. راه دیگر این است که پس از انتخاب متن ضمن کشیدن ، توسط دکمه سمت راست و بردن به محل جدید زیر منوی فوری ظاهر خواهد شد که از شما می پرسد Copy یا Move که هر کدام را خواستید میتوانید انتخاب کنید.

چند برش با یک حافظه شاید بخواهید چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل یا پرونده دیگری انتقال دهید. برای این کار میتوانید متون را تک تک بلوک کرده و پس از هر بلوک (Ctrl+F3) را بزنید. همه متونی که پس از بلوک روی آنها (Ctrl+F3) را زده اید، اکنون در حافظه قرار دارند. برای فراخوانی همگی آنها فقط کافیست کلیدهای (Ctrl+Shift+F3) را فشار دهید.

Save – Save as ضبط با نام (Save & Save as) – ضبط خودکار – پرونده جدید (New) – کار با الگوها (Template) – خواندن و بازکردن پرونده (Open) – پیش نمایش چاپ (Print Preview) ضبط و ضبط با نام (Save & Save as) به بالای محیـــط Word نگاه کنید روی نـــوار عنوان یادداشت شده Microsoft Word Document 1 ا سم Document 1: همان نام پرونده شماست که خود برنامه هنگامیکه پرونده جـــدید باز میشود به آن نام Document میدهد. هنگامی که پرونده ای را ضبط می کنید برنامه از شما خواهد پرسید که نام پرونده چه باشد یعنی اسم Document را خود برنامه به پرونده میدهد تا قبل از ضبط کردن توسط شما ، پرونده نام داشته باشد. اکنون پس از اینکه فرمان ضبط پرونده را صادر کردید برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسید پس زمانی که شما برای اولین بار بخواهید پرونــده خود را Save کنید کادر محاوره ای Save as برای شما باز خواهد شد. برای اینکه دستور ضبط پرونده را اجرا کنید میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+S استفاده کنید یا اینکه از نوار ابزار استاندارد دکمه Save را فشار دهید یا از منوی File روی زیر منوی Save بروید. پس از اینکه یکی از این دستورات را اجرا کردید چون پرونده شما اسم نداشته و از اسم پیش فرض خود برنامه استفاده مینموده است کادر محاوره ای Save as باز میشود. توسط Save in میتوانید محل نگهداری پرونده را مشخص کنید. توسط Up one level خواهید توانست به یک پوشه بالاتر (قبل) بروید یعنی از پوشه جاری که در آن قرار گرفته اید خارج شوید. در قسمت File name میتوانید اسم مورد نظر خود را تایپ نمائید. در قسمت Save as type ، Word Document را انتخاب کنید. و در آخر دکمه Save را انتخاب نمائیــــد . حال پرونده با نامی که وارد نموده اید ضبط شده و شما میتوانید روی نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائید. این نام میتواند تا ۲۵۶ حرف باشد از طرفی میتوان بین نامی که داده میشود فاصله هم زد. اگر اطلاعات جدید یا تغییراتی در سند خود وارد کنید این بار با یکی از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ضبط خواهد شد و دیگر کادر محاوره ای Save as باز نخواهد شد زیرا پرونده شما نام دارد

. Save خودکار برای اینکه دستور دهید که بصورت خودکار پرونده در Word ضبط شود وارد منوی Tools زیر منوی Options می شوید و دستور Save Auto recover info every علامت بگذارید و در Box روبروی Minutes زمان را تعیین کنید مثلاً اگر زمان ۵ دقیقه در نظر گرفتید هر ۵ دقیقه یکبار پرونده شما بصورت خودکار ضبط خواهد شد .یا اینکه میتوانید در Box مقابل Always Create Backup Copy علامت بگذارید . پرونده جدید هنگامی که شما روی نشانه برنامه Word کلیک می کنید تا پنجره این برنامه باز گردد با باز شدن برنامه یک پرونده یا سند جدید نیز توسط برنامه باز می گردد. چنانچه خواستید یک پرونده جدید بسازید باید از منوی File ، زیر منوی New را انتخاب کنیدبا این عمل کادر محاوره ای New باز میشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزینه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشارید و یا از کلید فوری Ctrl+N استفاده و یا روی نوار ابزار استاندارد روی نشانه New کلیک نمائید. برنامه Word برای هر پرونده جدیدی که باز میکند نام Document را میدهد و در انتهای این نام با توجه به اینکه چندمین پرونده ای است که باز می کنید عدد خواهد داد فرضاً ممکن است نام یکی از پرونده های شما Document 5 باشد .

کار با الگوها کار با الگوها (Template): الگوی پیش فرض Word ، Blank Document می باشد. Word دارای تنوع الگوهای تعریف شده برای حروف ، برگ های اولیه فاکس، توضیحات و غیره می باشد. شما میتوانید الگوهای خاص خودتان را نیز ایجاد کنید یا الگوهای موجود را اصلاح نمایید تا متناسب با نیازهای خاص شما باشند. برای استفاده از یک الگوی موجود مراحل زیر را انجام دهید: ۱٫از منـــوی File زیر منوی New را انتخاب کنید تا کادرمحاوره ای ظاهر شود. ۲٫درکادر محاوره ای ظاهر شده ، برگ نشــان مورد نظر را انتخاب کنید . سپس نشانه ای را برای الگویی که میخواهید مدرک بر اساس آن باشد، انتخاب کنید. ۳٫گزینه Document را در ناحیه Create New انتخاب کنید . ۴٫روی دکمه OK کلیک کنید. ۵٫متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقایسه کنید و مطالب اضافی را پاک کنید و مطالب مورد نظر خود را اضافه کنید تا مدرک تمام شود . ۶٫از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید. الگوی اصلاح شده نیز ذخیره خواهد شد.

ایجاد الگوی جدید ایجاد الگوی جدید : روش اول : ۱٫مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود یا تصویری درج گردد، را بدهید. ۲٫از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save as ظاهر شود. ۳٫از لیست باز شوی Save as type گزینه Document Template را انتخاب کنید کادر Save in بطور خودکار نمایش پوشه Template را تغییر میدهد. ۴٫یک نام تشریحی برای الگو در کادر متن File name تایپ کنید. ۵٫روی Save کلیک نمایید. روش دوم : ۱٫از منوی File زیر منوی New درقسمت Create new گزینه Template را انتخاب کنید. ۲٫مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود را انتخاب نمایید. ۳٫از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای ظاهر شود. ۴٫در قسمت File name یک نام تشریحی برای الگوی خود تایپ کنید. ۵٫ در قسمت Save as type گزینه Document Template انتخاب شده است و نیاز به انتخاب شما ندارد. ۶٫دکمه Save را فشار دهید. توجه داشته باشید برای بازنگری و فراخوانی الگوها باید آنهارا از منوی File زیر منوی New در برگ نشان General جستجو کرد . خواندن و باز کردن برنامه برای خواندن پرونده یا به قولی باز کردن پرونده باید از منوی File زیر منوی Open را انتخاب کنید. البته میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+O یا از نوار ابزار استاندارد دکمه Open را انتخاب نمائید. Look in: توسط این نشانه میتوانید محل نگهداری پرونده را مشخص کنید. Up one level: توسط این علامت خواهید توانست به یک پوشه بالاتر (قبل) بروید یعنی از پوشه جاری که در آن قرار گرفته اید خارج شوید

. Search the web: توسط این علامت میتوانید صفحه مورد نظر خود را در محلی در بین صفحات Web روی اینترنت قرار دهید. لذا توسط این گزینه عمل جستجو را در Web انجام داده و سپس صفحه خود را در آن محل ذخیره کنید. List: فقط اسامی سندهای شما به نمایش گذاشته خواهد شد. Details: در این مشاهده شما ضمن داشتن اسامی پرونده ها، حجم آنها ، نوع آنها و تاریخ ایجاد یا آخرین تغییر آنها را نیز در اختیار خواهید داشت. Properties: توسط این گزینه مشخصات پرونده به نمایش در خواهد آمد. برای این منظور صفحه به دو قسمت تبدیل می گردد که در سمت چپ اسامی پرونده ها و در سمت راست مشخصات آنها به نمایش در می آید. Preview: با انتخاب این قسمت میتوانید در سمت راست پنجره نمایی از پرونده را در اختیار داشته باشید. اگر روی پرونده رفته و کلیک راست کنید منوی میانبری ظاهر میشود : خواندن (Open) : استفاده از این گزینه موجب خواهد شد تا پرونده انتخابی خوانده شود در این حالت امکان ایجاد تغییرات و ویرایش را بطور کامل بر روی پرونده مورد نظر خواهید داشت . خواندن بدون تغییرات (Open read only) : در این حالت فقط میتوانید پرونده را بخوانید. کپی برداری و سپس خواندن (Open as copy) : چنانچه از این گزینه استفاده نمائید موجب خواهید شد تا از پرونده انتخابی یک کپی برداشته شود و آن کپی خوانده شود با انتخاب این گزینه در اصل شما پرونده را نخوانده اید بلکه کپی آن را خوانده اید . چنانچه در کپی پرونده تغییراتی بدهید و ضبط کنید این تغییرات در کپی پرونده ضبط خواهد شد نه در پرونده اصلی . چاپ (Print): اگر بخواهید پرونده را چاپ کنید دیگر نیازی به باز کردن پرونده مورد نظر نیست فقط کافی است روی پرونده مورد نظر کلیک نموده و سپس فرمان چاپ را صادر نمائید.

– پیش نمایش چاپ (Print Preview) : حال موقع آن رسیده است تا هر آنچه را که در محیط تایپ مشاهده می کنید ، به شکل واقعی چاپ ببینید. منظور از محیط واقعی چاپ محیطی است که متن پرونده شما را به حالتی نشان میدهد که دقیقاً قرار است چاپ شود. برای رفتن به محیط پیش نمایش از نشانه Print Preview بر روی نوار ابزار استاندارد استفاده نمائید و یا از منوی File زیر منوی Print preview را انتخاب کنید و یا از کلید ترکیبی Ctrl+F2 استفاده نمائید. آنچه در پیش نمایش می بینید عبارتست از نوار ابزاری که در این محیط ظاهر می گردد نشانه های این نوار ابزار عبارتند از : چاپ (Print): با کلیک روی این نشانه میتوانید پرونده خود را چاپ نمائید.

 ذره بین (Magnifier) : هنگامیکه به پیش نمایش چاپ وارد می شوید این علامت به داخل رفته است و ذره بین را در اختیار شما قرار داده است. کافیست روی صفحه مورد نظر خود کلیک نمائید تا صفحه مورد نظر بزرگتر به نمایش در آید در صورتی که روی ذره بین رفته و روی آن کلیک کنید این امکان برای شما فراهم می شود که در روی صفحه تایپ عملیاتی را انجام دهید. مرور تک صفحه (One Page): با فشردن دکمه ماوس بر روی این نشانه صفحه جاری بطور کامل به نمایش در می آید در این حالت میتوانید کل صفحه را مشاهده کنید. مرور چند صفحه (Multiple pages) : چنانچه بیش از یک صفحه را در اختیار داشته باشید، میتوانید صفحات را کنار هم قرار دهید و آنها را در کنار هم مشاهده کنید. برای انجام این عمل کافیست با ماوس روی این نشانه کلیک کنید و تعداد صفحات مورد نظر خود را انتخاب نمایید . بزرگنمایی (Zoom): توسط این گزینه میتوانید صفحات خود را بزرگتر و یا کوچکتر مشاهده نمائید نکته قابل توجه اینکه این گزینه فقط صفحه را بزرگتر و یا کوچکتر نشان میدهد و تاثیری در چاپ پرونده شما ندارد. در صورت لزوم میتوانید عدد مقدار بزرگنمایی را به دلخواه وارد کنید برای این کار کافیست عدد مورد نظر را وارد نموده و Enter را بزنید. خط کش (Ruler): با کلیک روی این گزینه میتوانید از خط کش استفاده نمائید.

 فشرده سازی متن (Shrink to fit) : فرض کنید مشغول تایپ یک نامه هستید و نامه شما پس از پایان ، یک صفحه و دو خط شد. وجود این دو خط در صفحه بعد شاید زیاد جالب نباشد و شاید بخواهید این دو خط نیز به صفحه قبل منتقل شود. همانطور که میدانید یا باید قلم خود را ریزتر کنید و یا فاصله بین سطرها را کم کنید. اما میتوانید بجای این کارها از این گزینه استفاده نمایید. این گزینه با کم کردن فاصله بین سطرها متن شما را جمع تر می کند تا متنی که در یک صفحه و دو خط جا گرفته بود اکنون در یک صفحه کامل جا شود. نمایش تمام صفحه

(Full Screen) : این گزینه موجب خواهد شد که متن خود را به شکل تمام صفحه مشاهده کنید. البته برای این کار میتوانید از منوی View ،زیر منوی Full Screen نیز استفاده کنید. بستن (Close): خروج از پیش نمایش است با کلیک روی این گزینه و یا فشردن کلید ESC میتوانید از محیط پیش نمایش خارج شوید و مجدداً به محیط تایپ باز گردید. راهنمای مشخصات پاراگراف (Context Sensitive Help) : برخورد با گزینه علامت سئوال همیشه و همه جا ما را به فکر راهنما می اندازد. در اینجا توسط این گزینه میتوانید مشخصات پاراگراف دلخواه را ببینید. برای انجام این کار باید متنی داشته باشید سپس روی این گزینه کلیک نمائید تا شکل نشانگر شما بصورت نشانه همراه علامت سئوال درآید. حال با این حالت ماوس روی پاراگرافی که به اطلاعات آن نیاز دارید کلیک نمائید تا مشخصات آن پاراگراف به شما داده شود. در این پنجره تو رفتگی ها، نوع قلم های بکار رفته در پاراگراف و دیگر مشخصات برایتان به نمایش گذاشته میشود.

تنظیمات صفحه تنظیمات صفحه (Page Setup) : برای اینکه بتوانید محدوده متن ، نوع کاغذ، محل قرار گرفتن کاغذ و غیره را تعریف کنید باید از این زیر منو که در منوی File قرار دارد استفاده کنید. ۱- حاشیه ها (Margins) : هنگامی که میخواهید شروع به تایپ نمائید، مسلماً از لبه کاغذ شروع نمی کنید و یک مقدار فاصله از بالا، راست ، چپ و پائین می دهید. یعنی در قسمتهـــای کناری کاغذ چیزی تایپ نمی شود ، که به این قسمتها حاشیه می گویند. اعدادی که میتوانید برای حاشیه در نظر بگیرید تحت اختیار خودتان می باشد. یعنی دادن هر عددی آزاد است ( البته به شرطی که از طول و عرض کاغذ بیشتر نباشد و فضایی برای تایپ متن باقی بماند ). اگر اندازه های شما بر چسب Inche است و میخواهید آنرا تبدیل به سانتیمتر کنید از منوی Tools زیر منوی Options برگ نشان General سپس گزینه Measurement units میتوانید واحد اندازه گیری مورد نظر خود را انتخاب نمائید.

 عمق شیرازه (Gutter) : شاید تاکنون برایتان پیش آمده باشد که بخواهید چند صفحه ای پراکنده را از حالت برگ برگ بصورت یک جزوه در آورید. برای اینکار احتیاج دارید تا از یک سمت (سمت راست ) گیره ای بزنید، یا جزوه را سیمی کنید. به قسمتی که سیمی میشود یا در یک کتاب برای صحافی به داخل میرود عمق شیرازه میگویند. چنانچه خواستید اینگونه جزوات را تهیه کنید به خاطر بسپارید که در کتب فارسی عمق شیرازه در صفحات فرد از سمت راست و در صفحات زوج از سمت چپ می باشد که خود Word بطور اتوماتیک اینگونه عمل مینماید. توجه داشته باشید که عمق شیرازه هنگامی استفاده میشود که جزوات شما پشت و رو چاپ شوند . چنانچه قرار باشد جزوات بصورت تک رو باشند فقط باید حاشیه راست را بیشتر داد. نکته قابل توجه اینکه عددی که به عمق شیرازه میدهید به حاشیه ها اضافه میشود. یعنی اگر حاشیـــه راست ۲ و چـــپ ۲ باشد و شما عمــق شیــرازه را ۱ سانتیمتر بدهید در کتابهای فارسی حاشیه راست در صفحات فرد ۳ خواهد شد و حاشیه چپ ۲ سانتیمتر باقی خواهد ماند.

حاشیه های آئینه ای (Mirror Margins) : با فعال کردن این گزینه حاشیه های چپ و راست شما تبدیل به حاشیه درونی(Inside) و حاشیه بیرونی (Outside) خواهند شد. این دو دقیقاً همانند عمق شیرازه عمل خواهند کرد با این تفاوت که عمق شیرازه به حاشیه ها اضافه میشود ولی حاشیه های درونی و بیرونی خود حاشیه هستند و اعدادی که به آنها وارد میشود به عنوان حاشیه در نظر گرفته میشود تفاوت دیگری که بین عمق شیرازه و حاشیه های درونی و بیرونی وجود دارد در این است که میتوانید قسمتی از متن خود را انتخاب نمائید(بلوک) و سپس برای قسمت انتخاب شده حاشیه های درونی و بیرونی را تعریف نمائید در صورتیکه عمق شیرازه برای کل سند و یا از نقطه مکان نما به بعد است .

 اثر گذاری (Apply to) : تمامی تغییرات لازم را دادید ولی این تغییرات در کدام قسمت پرونده اعمال شوند؟ همین صفحه، همین بخش و… برنامه Word میتواندتغییـــرات را برروی تمامـــــی پرونده Whole Document وازمحـــل مکان نمـــــا به بعد This Point Forward و در برخی موارد برای قسمت بلوک شده اعمال نماید.

 سایز کاغذ (Paper Size) : توسط این گزینه میتوانید نوع کاغذی را که تصمیم دارید از آن استفاده نمائید مشخص کنید. توجه داشته باشید که نوع کاغذ باید با نوع چاپگر سازگار باشد. یعنی به گونه ای باشد که چاپگر بتواند چنین اندازه کاغذی را چاپ نماید.

 جهت (Orientation) : در Word این امکان وجود دارد که کاغذ را به دو حالت قرار دهید. حالت ایستاده (Portrait) : در این حالت کاغذ به حالت ایستاده قرار می گیرد. حالت خوابیده (Landscape) : در این تعریف شما فرمان میدهید تا کاغذ به حالت خوابیده قرار گیرد. توجه داشته باشید که در هر دو حالت کاغذ به صورت عادی وارد چاپگر خواهد شد و این خود برنامه است که متن را بصورت افقی و یا عمودی چاپ می گیرد.

مبدا کاغذ (Paper Source) : این گزینه محل قرار گرفتن کاغذ در چاپگر می باشد. تعاریف این گزینه برای هر چاپگر متفاوت است . هنگام نصب Word خود این برنامه بهترین را انتخاب نموده ، لذا این گزینه دست نزنید. ۴- لایه (Layout) : با گـــزینه های ایـــن کادر ماننــد Borders-Header & Footers -Section در فصل های آینده آشنا خواهید شد. توسط گزینه Line numbers میتوانید برای سطرهای خود شماره در نظر بگیرید. با کلیک کردن روی این گزینه کادر محاوره ای Line numbers ظاهر میشود که با تیک زدن در Box روبروی Add line numbering تمام گزینه ها فعال خواهد شد. توجه داشته باشید برای اینکه شماره سطرها را مشاهده کنید پنجره را به حالت Page layout ببرید.

at : ممکن است یک تایپ پرونده را برای سریعتر تایپ شدن بین خود و دوستتان تقسیم کنید و قسمت دوم پرونده به شما بیفتد برای شماره زدن خطها ممکن است از شماره ۱ تا ۸۸ در قسمت اول پرونده باشد مطمئناً برای تایپ قسمت دوم شما شماره را از یک شروع نخواهید کرد و از ادامه آن یعنی ۸۹ به بعد استفاده میکنید پس در قسمت Start at ، شماره ۸۹ را وارد خواهید کرد. From text: توسط این گزینه فاصله شماره را با متن تنظیم خواهید کرد

. Count by: این گزینه یعنی شمردن توسط چه شماره ای انجام بگیرد. توسط این گزینه تعریف میشود که چند تا چند تا شمارش سطر انجام گیرد مثل ۵ ، ۱۰ ، ۱۵ یعنی شماره سطرها هر پنج سطر یکبار درج شود.

Restart each page: شروع هر برگه یعنی شمردن خطها برای هر برگه جدید از ابتدا صورت گیرد. Restart each section: شروع هر قسمت یعنی شمردن خطها برای هر بخش و قسمت از ابتدا صورت گیرد.

 Continuous: منظور این است که شمردن خطها از اول سند تا آخر سند پشت سرهم صورت بگیرد.

– درشت نویسی حرف اول پاراگراف (Drop Cap) : شاید لازم باشد تا برای تاکید و توجه بیشتر به یک پاراگراف حرف اول کلمه اول پاراگراف را درشت تر بنویسید. برای انجام این کار باید این فرمان را از منوی Format زیرمنوی Drop Cap انتخاب کنید. این فرمان دارای سه گزینه بشرح زیر است : None: در این حالت هیچ نوع درشت نویسی در کار نیست و پاراگرافهای شما به حالت عادی تایپ خواهد شد. Dropped: در این حالت ، حرف اول یک پاراگراف درشت نوشته خواهد شد و بقیه سطرها زیر این حرف قرار خواهند گرفت. In margin: در این حالت عمل درشت نویسی انجام میشود ولی سطرهای بعدی دقیقاً زیر حرف دوم حرف درشت شده قرار می گیرند. پس از انتخاب یکی از حالتهای دوم یا سوم میتوانید نوع قلم (Font) آن را نیز تعیین کنید. از طرفی با انتخاب گزینه Line to drop میتوانید تعداد سطرهایی را مشخص کنید که حرف اول باید اشغال کند. فرضاً اگر تعداد خط را پنج بگذارید حرف شما به اندازه ای بزرگ میشود که پنج سطر اشغال کند. چنانچه خواستید تا حرف اول درشت با متن شما فاصله بگیرد میتوانید از گزینه Distance from text استفاده کنید.

پاراگراف و قالب بندی آن پاراگراف و قالب بندی آن (Paragraph) : همانطور که آموختید پاراگراف شامل یک حرف ، یک کلمه ، یک جمله ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته، Enter نمی زنیم. هر جا که Enter زده شد به معنای پایان یک پاراگراف است . علامت پاراگراف آشکار/پنهان (Show/Hide) : در Word این امکان وجود دارد تا به طریقی انتهای پاراگرافهای خود را ببینید. چنانچه روی نوارابزار Standard را مشاهده کنید با علامت Show/Hide برخورد می کنید که با فشردن این علامت ، انتهای هر پاراگراف آن را مشاهده خواهید کرد. با فعال کردن دکمه Show/Hide در نوارابزار میتوانید این کاراکترهای خاص که هر کدام بیانگرعملیاتی که شما انجام داده اید ، هست را ببینید. حال برای استفاده از قالب بندی های یک پاراگراف از زیر منوی Paragraph در منوی Format استفاده کنید. ۱- سطر بندی و تورفتگی ها (Direction & Indents) : سطربندی یا جهت (Direction) : توسط این گزینه میتوانید نوع و جهت تایپ خود را مشخص نمائید. (Arabic-Latin) مسیر، تراز(Alignment) : بعد از تعیین جهت تایپ اکنون نوبت محل قرار گرفتن متن است .اگر فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد.

چپ چین (Left) : موجب میشود تا متن شما در سمت چپ قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن لاتین کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولی سمت راست آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلیــد Align Left و یا از کلید ترکیبی Ctrl+L استفاده کنید.

راست چپن (Right) : موجب میشود تا متن شما در سمت راست قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن فارسی کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود ، از سمت راست سطرها تراز بوده ولی سمت چپ آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز راســت شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Align Right و یا از کلید ترکیبی Ctrl+R استفاده نمایید.

 وسط چین (Center) : ‌انتخاب این گزینه مــوجب میشود تا متن شما در وسط صفحه ( بین دو حاشیه ) قرار گیرد. البته این به شرطی صادق است که سطری را که تایپ می کنید تمام سطر را اشغال نکند. برای این منظور شما میتوانید متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Center و یا از کلید ترکیبی Ctrl+E استفاده نمایید.

 – تراز شده حداقل (Justify Low) – تراز شده متوسط (Justify Medium) – تراز شده حداکثر (Justify high) چنانچه بخواهـــید پاراگراف شما بلندترو یا کوتاهتر شود میتوانید از گزینه های زیر استفاده کنـــید : این گزینه ها موجب خواهند شد تا در لاتین فاصله بین کلمات و در فارسی خط تیره بین کلمـــات بیشتر گردد. مثال : گـــــزینــه ، L a t i n

– تو رفتگی (Indentation) : برای آنکه متن خود را نسبت به حاشیه تو رفتگی بدهید باید از این گزینه استفاده نمائید که برای لاتین (Left) و برای فارسی (Right) را انتخاب می کنید.

– بطور ویژه (Spacial) : اگر این گزینه را انتخاب کنید و فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد. None: هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. First Line: سطر اول را به جلو و عقب میراند. Hanging: متن را غیر از سطر اول به عقب و جلو میراند.

انواع پاراگراف : طبق قوانین بین المللی تایپ میتوان پاراگرافها را به سه دسته تقسیم کرد: پاراگراف قالبی : در این نوع پــــاراگراف هیچ نوع تورفتگی از چپ و راست مشاهده نمی شود و متن از ابتدای پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در این حالت میتوانید توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه None این عمل را انجام دهیدو یا میتوانید متن خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Justify و یا از کلید ترکیبی Ctrl+J استفاده کنید. پاراگراف نیمه قالبی : در این نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل میرود و بقیه سطرها به حالت عادی تایپ میشود. یعنی سطر اول کوتاهتر از سطرهای دیگر است. در این حالت توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه First Line را انتخاب نمائید و سپس در قسمت جلوی آن ، اندازه تو رفتگی لازم را بدهید. پاراگراف زائده دار: این نوع پاراگراف دارای زائده ای در سطر اول است یعنی سطر اول دارای طول بیشتری نسبت به بقیه سطرهاست. در این حالت توسط گزینه Special گزینه Hanging را انتخاب نمائید و در کادر جلو By اندازه تورفتگی لازم را بدهید. راه ساده تر برای ایجاد پاراگراف قالبی ، نیمه قالبـی و زائده دار ، استفاده از خط کش      می باشــــد. یک پاراگراف سه سطری تایپ نمائید زمانـــی که دو فلش خط کش (First Line, Hanging) روی هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبی می باشد . زمانــــی که فلش First Line جـلوتر از Hanging قرار بگیرد پاراگراف بصورت نیمه قالبی و در صورتیکه فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار می باشد .

فاصله ها(Spacing ) : این گزینه برای دادن فاصله بین پاراگرافها می باشد. هنگامی که از نوع پاراگراف قالبی ( بدون هیچ نوع تو رفتگی ) استفاده می کنید طبق قوانین تایپ باید بین پاراگرافها یک فاصله اضافی بدهید. جهت دادن فاصله اضافی برای پاراگراف بالایی از گزینه Before ( قبلی ) و برای دادن فاصله اضافی با پاراگراف پائینی از گزینه After ( بعدی) استفاده کنید.

 فاصله خطوط (Line Spacing) : برای زیاد یا کم کردن فاصله بین خطوط (سطرها) از این گزینه استفاده نمائید. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بین سطرها بیشتر و هر چه قلم ریزتر باشد فاصله بین سطرها کمتر خواهد بود. البته میتوانید توسط گزینه AT این مقدار را کم یا زیاد کنید.

چاپ پرونده چاپ پرونده (Print) : اکنون نوبت به آن رسیده است که پرونده خود را به چاپ رسانید. برای چاپ پرونده باید از زیر منوی Print از منوی File استفاده کنید یا از کلید ترکیبی و فوری Ctrl+P و یا از نشانه چاپگر روی نوار ابزار استفاده شود. اولین گزینه ای که در این زیرمنو با آن روبرو می شوید نوع چاپگر است . تعریف نوع چاپگر همانند تعریف نوع قلم بعهده ویندوز می باشد. برای آنکه بتوانید فرمان چاپ را صادر کنید باید چاپگر را در ویندوز نصب کنید. توجه داشته باشید در صورتی که در Word بصورت رنگی تایپ نموده اید حتماً باید چاپگر رنگی در اختیار داشته باشید.

 چاپ صفحات انتخابی (Page Range) : از آنجا که ممکن است بخواهید صفحه یا صفحات خاصی از سند خود را به چاپ برسانید لذا در اینجا امکانات متنوعی برای چاپ صفحات وجود دارد که عبارتند از :

 All: چاپ تمام صفحات پرونده یا سند.

 Current Page: انتخاب این گزینه موجب خواهد شد تا صفحه جاری یعنی صفحه ای که اکنون مکان نما بر روی آن قرار گرفته به چاپ برسد.

 Selection: فقط قسمتی که مارک شده یا بلوک شده به چاپ میرسد.

 Pages: توسط این گزینه میتوانید صفحات خود را به دلخواه انتخاب و چاپ نمایید. به عبارتی چاپ صفحات انتخابی است. توجه داشته باشید برای جدا کردن صفحات از علامت (, )و برای صدور فرمان چاپ صفحات پشت سرهم از علامت (– ) استفاده میشود. مثال : ۲,۷,۹,۱۶ و برای چاپ صفحات پشت سر هم ۳۰-۵۰٫ Copies: چنانچه خواستید از یک صفحه بیش از یکی چاپ شود میتوانید از این گزینه استفاده کنید. کافیست تا تعداد کپی را در گزینه Number of copies مشخص کنید. Collate: فرض را بر این داشته باشید که خواستید تا از صفحه ۱ تا ۱۵ چاپ بگیرید و تعداد کپی را روی سه قرار داده اید (یعنی از هر صفحه ۳ برگ) حال چنانچه گزینه Collate علامت تیک داشته باشد یک بار از صفحه یک تا ۱۵ چاپ میشود و سپس چاپگر مرتبه دوم چاپ صفحه یک تا ۱۵ را آغاز میکند و پس از پایان برای بار سوم و آخرین بار (چون تعداد کپی ۳ بود) از صفحه یک تا ۱۵ چاپ می گیرد. یعنی سه دسته ۱ تا ۱۵ جدا شده ء آماده اند . اما چنانچه این گزینه علامت تیک نداشته باشد از صفحه یک سه بار ،صفحه دو سه بار ، صفحه سه ، سه بار و … همینطور این عمل تا صفحه ۱۵ که آخرین صفحه است ادامه خواهد یافت.

 Print: در حالت عادی تمامی صفحات چاپ خواهند شد. زیرا گزینه Print روی All pages in range قرار دارد. اما چنانچه خواستید میتوانید با انتخاب Odd page صفحات زوج و با انتخاب Even pages صفحات فرد را به چاپ برسانید. این انتخاب به شما کمک میکند تا در مواردی مثل تهیه جزوه بتوانید پشت و رو چاپ بگیرید ( یعنی اول صفحات فرد را چاپ گرفته و سپس کاغذ را بر عکس در چاپگر قرار داده و بعــــد فرمان چاپ صفحات زوج را صادر می کنیم تا صفحات زوج پشت صفحات فرد چاپ شوند).

ترسیم در مدارک – ایجاد خطوط و موضوعات – انتخاب خطوط و موضوعات – تغییر اندازه خطوط و موضوعات – انتقال (جابجایی) خطوط و موضوعات – اصلاح صفات خط – اصلاح صفات رنگ آمیزی داخل شکلها – افزودن متن به شکلها – ایجاد و اصلاح شکلهای سه بعدی – اضافه کردن Word Art – اضافه کردن Clip Art – استفاده از کادر متنی Text Box

 ترسیم در مدارک: Word ابزارهایی را برای ایجاد ترسیمات مورد نظر در مدارک ء فراهم میکند. برای نمایش این ابزارها بر روی نوار ابزار Drawing در زیر منوی Toolbars از منوی View میتوان استفاده کرد یا به یکی از نوار ابزارها اشاره کرده و دکمه سمت راست ماوس را کلیک کنید سپس از منوی میانبر گزینه Drawing را انتخاب کنید.

– ایجاد خطوط و موضوعات : برای ایجاد خطوط، فلش ها، مستطیل ها، بیضی ها، اشکال یا کادرهای متن ، دستورات ساده زیر را بکار ببرید :

ترسیم یک خط یا فلش : روی دکمه Line یا Arrow در نوار ابزار Drawing کلیک کرده ، اشاره گــر را در جایی که میخواهید خط یا فلش را شروع کنید قرار داده ، کلید ماوس را فشار داده و به سمت انتهای خط یا فلش Drag کرده و دکمه ماوس را رها کنید. برای ایجاد یک خط مستقیم افقی یا عمودی و یا فلش عمودی یا افقی، کلید Shift را پائین نگه دارید و بعد Drag کنید.

 ترسیم یک مستطیل یا مربع : روی ابزار Rectangle در نوار ابزار Drawing کلیک کرده اشاره گر ماوس را در محلی که میخواهید گوشه ای از مستطیل باشد قرار داده کلید ماوس را فشار دهید و ماوس را به سمت گوشه مخالف Drag کرده و دکمه ماوس را رها کنید. در صورتی که میخواهید یک مربع ترسیم کنید ء کلید Shift را پائین نگه دارید.

 ترسیم یک بیضی یا دایره : روی ابزار Oval در نوار ابزار Drawing کلیک کرده اشاره گر ماوس را در محلی که میخواهید گوشه ای از مستطیل محاط بر بیضی باشد قرار داده و دکمه ماوس را فشار دهید، سپس ماوس را به سمت گوشه مخالف ، درگ کرده و دکمه ماوس را رها کنید. در صورتیکه میخواهید یک دایره رسم کنید ، کلید Shift را پائین نگه دارید.

 ترسیم یک شکل : روی دکمه Auto Shapes در نوار ابزار Drawing کلیک کرده، گروه شکل مورد نظر را انتخاب کرده و روی شکل کلیک نمائید. سپس اشاره گر ماوس را در گوشه ای از مستطیل محاط بر شکل، قرار داده و دکمه ماوس را فشار دهید، سپس ماوس را تا زمانی که شکل به اندازه دلخواه برسد، درگ کنید و دکمه ماوس را رها کنید.

 اضافه کردن یک کادر در متن : روی دکمه Text Box در نوار ابزار Drawing کلیک کرده ، اشاره گر ماوس را در یک گوشه کادر قرار داده و کلیک کنید. سپس ماوس را به سمت گوشه مخالف درگ کرده و دکمه ماوس را رها کنید. اگر میخواهید یک کادر متن متر مربعی ترسیم کنید کلید Shift را پائین نگه دارید. بعد از ترسیم کادر، متن را وارد کنید پاراگرافها درون حاشیه های کادر، تنظیم خواهند شد و میتوان متن را با استفاده از ابزارها یا فرمانهای منو قالب بندی کرد.

 انتخاب خطوط و موضوعات : قبل از اینکه خطوط و موضوعات را اصلاح، انتقال و یا تغییر اندازه دهید، بایستی قادر باشید خطوط و یا موضوعات را انتخاب کنید. یک خط یا موضوع انتخاب شده یکسری از کادرهای کوچک را در نقاط انتهایی یا روی هر سمت و گوشه موضوع نمایش میدهد. برای انتخاب خطوط یا موضوعات ،اعمال زیر را انجام دهید: ۱- برای انتخاب یک خط یا موضوع ، روی آن کلیک کنید. ۲- برای انتخاب بیش از یک خط یا موضوع ، اولین عنصر را انتخاب کرده و کلید Shift را پائین نگه دارید و سپس روی هر عنصر اضافی، کلیک کنید. ۳- برای انتخاب گروهی از موضوعات منظم ، روی دکمه Select Objects در نوار ابزار Drawing کلیک کرده و مستطیلی در دور عناصر مورد نظر درگ کنید. ۴- هنگامی که دکمه ماوس را رها می کنید، تمام عناصر داخل مستطیل دارای کادرهای کوچک شده و کادر انتخاب ناپدید خواهد شد. ۵- اگر بطور اتفاقی عنصری را انتخاب کنید که مد نظرتان نبوده استء کلید Shift را فشار داده و روی عنصر کلیک کنید تا کادرهای کوچک از بین رفته و از حالت انتخاب خارج شوند. کادرهای کوچک دور موضوع انتخاب شده، اجرا کننده های تغییر اندازه موضوع نیز هستند.

تغییر اندازه خطوط و موضوعات : ترسیم یک عنصر با اندازه دقیق و مورد نظر ساده نیست ولی تغییر اندازه ترسیم ، مشکل نیست . مراحل زیر به شما کمک خواهند کرد تا این عمل را انجام دهید: ۱- عنصر را انتخاب کنید. ۲- به یکی از کادرهای تغییر اندازه اشاره کرده و آنرا در مسیر مناسب درگ کنید. ۳- کادر تغییر اندازه موجود در انتهای خط یا فلش را در هر مسیری درگ کنید تا طول آن کوتاهتر یا بلند تر شده و یا محل نقطه پایانی را تغییر دهید. برای اینکه هنگام درگ کردن خط راست بماند، Shift را نگه دارید. ۴- کادر تغییر اندازه قسمت وسط بالا یا پائین موضوع را به سمت داخل یا خارج از مرکز درگ کنید تا آن را کوتاهتر یا بلند تر سازید. ۵- کادر تغییر اندازه وسط سمت چپ یا راست موضوعی را به سمت داخل یا خارج از مرکز، درگ کنید تا آن را باریک تر یا پهن تر کنید. زمانی که به یک کادر تغییر اندازه اشاره می کنیدء اشاره گر ماوس تبدیل به یک فلش دو طرفه میشود که نشان میدهد در کدام جهت میتوانید درگ کنید. ۶- کادر تغییر اندازه گوشه ای را به سمت بیرون یا درون موضوعی درگ کنید تا اندازه آنرا بزرگتر یا کوچکتر سازید. درگ کردن کادر تغییر اندازه گوشه در سایر جهات ، ابعاد کلی موضوع را تغییر میدهد. برای اینکه ابعاد موضوع متناسب با موضوع اصلی باشند هنگام درگ کردن ، کلید Shift را فشار دهید. ۷- Auto Shapes دارای یک تغییر اندازه اضافی است . لوزی زردرنگ کوچکی وجود دارد هنگامی که این علامت را جابجا کنید شکل را تنظیم میکند. هنگامی که لوزی زرد رنگ روی شکل ، مثلاً مثلث را جابجا میکنید، سبب تغییر زاویه مثلث میشوید خط نقطه چین چگونگی ظاهر شدن شکل پس از رها کردن دکمه ماوس را نشان میدهد. ۸- همزمان با جابجایی ، خط نقطه ای را بیرون از شکل مشاهده خواهید کرد که نشان دهنده چگونگی عنصر بعد از رها کردن دکمه ماوس است . ۹- هنگامی که عنصر به اندازه دلخواه تبدیل شد، دکمه ماوس را رها کنید. انتقال و جابجایی خطوط و موضوعات هنگامی که میخواهید خط ، فلش یا موضوعی را به محل دیگری در صفحه انتقال دهید. مراحل زیر را طی کنید: ۱- خط، فلش یا موضوع را انتخاب کنید. ۲- به وسط خط ، فلش یا موضوع اشاره کنید. مطمئن باشید که روی کادرهای تغییر اندازه قرار ندارید. اشاره گر ماوس تبدیل به یک فلش چهار طرفه میشود. ۳- دکمه ماوس را پائین نگه داشته و خطوط نقطه ای عنصر را به محل جدید آن ، درگ کنید. ۴- هنگامی که خطوط نقطه ای در محل مورد نظر قرار گرفتند، دکمه ماوس را رها کنید. در این حالت عنصر در آن نقطه ظاهر خواهد شد. اشاره گر ماوس تبدیل به فلش چهار طرفه میشود که بیان میکند عنصر برای انتقال ، آماده است . درگ کردن یک خط ، فلش یا موضوع به صفحه دیگر، عملی نیست، بنابراین اگر عنصری را میخواهید به صفحه دیگری انتقال دهید، از فرمانهای Cut, Paste استفاده کنید. موضوع را انتخاب کرده روی دکمه Cut در نوار ابزار Standard کلیک کرده و مکان نما را در محلی که میخواهید موضوع در آنجا قرار گیرد، سپس روی دکمه Paste در نوار ابزار فشار دهید.

– اصلاح صفات خط : خطوط دارای ویژگیهایی مثل ضخامت ، شیوه ، خط تیره ، فلش و رنگ      می باشند. بعضی از این صفات ممکن است به مستطیل ها ، بیضی ها و اشکال اعمال شوند. برای اعمال یک صفت خطی به خط ، فلش یا شکلهای انتخاب شده ، مراحل زیر را انجام دهید: روی دکمه Line Style در نوار ابزار Drawing کلیک کنید تا ضخامت یا شیوه خط انتخاب گردد. در جعبه Line Style روی More Lines کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Auto shapes بـاز شود. در این کادر محاوره ای انتخاب بیشتری برای گزینه های شیوه خط وجود دارد. روی دکمه Dash Style در نـــوار ابزار Drawing کلیک کنید تا یک شیوه خط تیره یا نقطه ای را انتخاب نمایید. روی دکمه Arrow Style در نوار ابزار Drawing کلیک کنید( کاربردی برای موضوعات ندارد) تا شیوه و مسیر فلش را تعیین نمایید. در جعبه Arrow Style روی گزینه More Arrows کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Auto shapes باز شده و انتخابهای بیشتری را ارائه دهد. روی دکـمه Line Color در نوار ابزار کلیک کنید تا رنگ جاری به خط، فلش یا شکل اعمال شود. روی فلش رو به پائین بعد از دکمه کلیک کنید تا انتخابهای بیشتری از رنگ را مشاهده کنید. برای حذف یک خط، No Line را انتخاب کنید. روی خط ، فلش یا شکل ، دبل کلیک کنید تا کادر محاوره ای Format Auto shapes باز شود که در آن کار تمام گزینه های صفت خط را پیشنهاد کرده و امکان تنظیم ضخامت خط را فراهم می سازد. میتوان کادر محاوره ای Format Auto shapes را با کلیک راست روی خط ، فلش یا شکل و سپس انتخاب Format Auto shapes از منوی میانبر باز کرد. اصطلاح صفات رنگ آمیزی داخل شکلها بیضی ها ، مستطیل ها و اشکال دارای صفات رنگ آمیزی درونی می باشند. برای اعمال صفات رنگ آمیزی درون شکل به یک موضوع انتخاب شده مراحل زیر را انجام دهید: ۱- روی دکمه Fill Color در نوارابزار Drawing کلیک کنید تا رنگ جاری اعمال شود. ۲- روی فلش رو به پائین بعد از دکمه Fill Color کلیک کنید تا رنگ را از جعبه رنگها انتخاب کنید. اگر نمی خـــواهید درون عنصر رنگ آمیــزی شود، روی گزینه No Fill کلیک نمایید. اگر میخواهید انتخابهای بیشتری از رنگها را مشاهده کنید روی More Fill Colors کلیک کنید. ۳- برای انتخاب یک رنگ غیر از رنگ ثابت ، روی فلش بعد از دکمه Fill Color کلیک کرده و سپس Fill Effects را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Fill Effects باز شود. ۴- هنگامی که کادر محاوره ای Fill Effects را باز می کنید، این مزیت را دارد که قبل از کلیک کردن روی Ok ، چگونگی انتخابها را مشاهده می کنید. در گوشه سمت راست پائین کادر محاوره ای، کادر Sample وجود دارد که انتخاب رنگ آمیزی را میتوانید در آنجا مرور کنید. با استفاده از Fill Effects شما میتوانید ترکیب رنگهای مختلفی داشته باشید. ایجاد سایر اصلاحات Word ابزارهای ترسیمی بیشتری را برای بهبود موضوعات ترسیمی ، ارائه میدهد. بعضی از این ابزارها عبارتند از : Free Rotate : برای چرخاندن موضوع انتخاب شده ،روی دکمه Free Rotate در نوار ابزار Drawing کلیک کرده نشانگر ماوس را روی یکی از چهار گوشه موضوع قرار داده و در یک حرکت دایره ای درگ کنید تا موضوع در زاویه مورد نظر قرار گیرد. Rotate Or Flip: برای چرخاندن یک موضوع به اندازه ۹۰ درجه در جهت حرکت عقربه های ساعت یا مخالف آن ، روی دکـــمه Draw از نوار ابزار Drawing کلیک کرده و از منــــوی بـــاز شو گزینه Rotate or Flip و سپس Rotate Left/Rotate Right را انتخاب کنید. برای چرخاندن یک موضوع بطور افقی و یا عمودی گزینه های Flip Vertical/ Flip Horizontal را انتخاب نمایید. Order: همانطوری که موضوعات بیشتری را ترسیم می کنید، آنها روی هم قرار گرفته و بعضی مواقع ممکن است که موضوع قبلی را بپوشاند. برای تغییر ترتیب یک موضوع آن را انتخاب کنید . سپس روی دکمه Draw از نوار ابزار کلیک کنید تا منوی بازشو را مشاهده نمایید. در این منو، گزینه Order را انتخاب کرده و سپس یکی از فرمانهای ترتیب گذاری را برگزینید. Align Or distribute: برای تنظیم دو یا چند موضوع انتخاب شده در جاهای مختلف صفحه ، روی دکمه Draw از نــــوار ابزار کلیک کرده ، ‌گزینه Align Or Distribute را انتخاب کــرده و سپس یکی از گزینه های ترازبندی را برگزینید. در صـــورتیکه گزینه ها غیر فعال بود ، آخر فهــــرست گزینشی گزینه ای بنام Relative to Page را انتخاب کنید تا بقیه گزینه ها فعال شود.

 Shadow: سایه ای را به موضوع انتخاب شده توسط کلیک کردن روی دکمه Shadow از نوار ابزار drawing و انتخاب شیوه سایه گذاری، اعمال کنید. بـرای تعیین محل سایه، از جعبه بازشو گزینه Shadow Setting را انتخاب کنید تا نوار ابزار Shadow Setting ظاهر شده و دکمه های اشاره ای روی نوارابزار را برای جابجایی سایه بکار ببرید. روی فلش رو به پائین بعد از دکمه Shadow Color کلیک کنید و سپس رنگی را برای سایه برگزینید. افزودن متن به شکلها جهت افزودن متن ، روی موضوع کلیک راست کرده و سپس Add Text را از منوی بازشده انتخاب کنید یک نقطه درج در شکل ظاهر می شود . شما می توانید متن را وارد کنید. اگر موضوع دارای متن بوده و میخواهید تغییر دهید، روی موضوع کلیک راست کرده و از منوی بازشده، گزینه Edit Text را انتخاب نمایید.

– ایجاد و اصلاح شکلهای سه بعدی : جهت ترسیم خط و کشیدن شکل بصورت سه بعدی ، افکت های سه بعدی را به آنها اضافه کنید . مراحل زیر را برای ایجاد یک موضوع سه بعدی ، انجام دهید: ۱- موضوعی که میخواهید سه بعدی شود را انتخاب یا ترسیم کنید. ۲- روی دکمه ۳-D در نوار ابزار Drawing کلیک کنید. ۳- شیوه سه بعدی مورد نظر را از جعبه انتخاب کنید. ۴- هنگامی که میخواهید افکت ۳-D را تنظیم کنید، در نوار ابزار Drawing روی دکمه ۳-D کلیک کرده و برای نمایش نوار ابزار ، Setting D-3را انتخاب کنید. دکمه های روی این نوار ابزار را برای کج کردن موضوع ، تغییر عمق افکت ۳-D، تغییر جهت افکت ۳-D ، تغییر محل نور ، انتخاب یک پایان ساده ای و انتخاب رنگ برای بخش ۳-D موضوع ، بکار ببرید.

اضافه کردن Word-art Art برنامه جداگانه ای است که به همراه میکروسافت آفیس ارائه شده است. این برنامه متن را در اشکال از پیش تعیین شده ای قرار داده و سپس آنها را در مدرک درج میکند. با کلیک کردن روی دکمه Insert Word Art در نوار ابزار Drawing یا با انتخاب منوی Insert زیر منوی Picture و سپس انتخاب Word Art ، میتوان به آن دسترسی پیدا کرد. با کلیک روی این گزینه پنجره ای در محل مکان نما ظاهر میشود. Word نوار ابزار Word Art را نیز نمایش میدهد. در صورتیکه نوار ابزار Word Art به نمایش در نیامد میتوان از منوی View زیر منوی Toolbars از فهرست گزینشی باز شده نوار ابزار Word Art را نمایان کنید. برای استفاده از Word Art ، مراحل زیر را بکار ببرید: ۱- افکت Word Art مورد نظر را از کادر محاوره ای Word Art Gallery انتخاب کنید روی Ok کلیک کنید. ۲- هنگامی که کادر محاوره ای Edit Text Word Art ظاهر میشود، متن جدید را جایگزین متن قبلی کنید. ۳- قلم مورد نظر را از لیست باز شده انتخاب کرده و اندازه آن را تعیین کنید در صورتی که میخواهید قلم سیاه و یا ضخیم یا ایتالیک باشد روی دکمه های متناسب ، کلیک کنید. ۴- موضوع Word Art در مدرک ظاهر شدهء و در اطراف آن کادرهای کوچک تغییر اندازه وجود دارد که نشان دهنده اینست که موضوع هنوز در حالت انتخاب می باشد. ۵- از نوار ابزار Word Art توسط کلید Format Word Art میتوانید حالتهای مختلف از قبیل تغییر رنگ خط دور متن ، پر کردن درون متن ، تغییر پهنا ، عرض ، ارتفاع و ….. را انجام دهید. – ازطریق کلید Word Art Shape میتوانید حالتهای مختلف برای متن خود طراحی کنید. ۷- با استفاده از کلید Text Wrapping میتوانید متن خود را به حالتهای مختلف تنظیم کنید که دور تصویر یا روی تصویر یا بالا و پائین تصویر و …. قرار گیرد. ۸- با استفاده از کلید Word Art Same Letter Heights میتوان حروف را بلند یا کوتاه کرد. ۹- از طریق کلید Word Art Vertical Text میتوان متن را عمودی کرد و برای برگرداندن به حالت افقی کافیست یکبار دیگر روی آن کلیک کرد.

اضافه کردن Clip Art : به همراه Word ، کتابخانه ای از Clip Art ارائه میشود که امکان افزودن مواردی به مدرک و جالبتر کردن آن توسط تصاویر را فراهم می سازد. برای اضافه کردن یکی از این تصاویر Clip Art به مدرک ، مراحل زیر را انجام دهید: ۱- مکان نما را به محلی که میخواهید تصویر Clip Art را در مدرک جای دهید ، انتقال دهید. ۲- از منوی Insert زیر منوی Picture و سپس انتخاب Clip Art ، میتوان به آن دسترسی پیدا کردو یا از نوار ابزار Drawing کلید Insert Clip Art را انتخاب کرد . ۳- از لیست سمت چپ کادر محاوره ای Microsoft Clip Gallery ، گروه تصویر را انتخاب کنید. برای مشاهده تمام Clip Art ها ، All Categories را انتخاب کنید. ۴- برای اضافه کردن تصویر به مدرک روی Insert کلیک کنید. ۵- با ظاهر شدن تصویر، نوار ابزار Picture ظاهر میشود که میتوان این نوار ابزار را از فهرست نوارهای ابزار در منوی View انتخاب کرد. ۶- با استفاده از دکمه Insert Picture از نوار ابزار Picture میتوانید به مدرک تصویر اضافه کنید. ۷- دکمه Color از نوار ابزار رنگ تصویر را تغییر میدهد مثلاً آنرا به حالت رنگی و یا سیاه و سفید و… نشان میدهد. ۸- دکمه More Contrast, Less Contrast درجه وضوح تصویر را کم و زیاد میکند. ۹- توسط دکمه Crop میتوان قسمتی از تصویر را برید. ۱۰- برای چرخاندن تصویر میتوان از دکمه Rotate از نوار ابزار Picture استفاده کرد. ۱۱- توسط دکمه Line Style میتوان شیوه خط را تغییر داد. – از نوار ابزار Picture توسط کلید Format Picture میتوانید حالتهای مختلف از قبیل تغییر رنگ خط دور متن ، پر کردن درون متن ، تغییر پهنا ، عرض ، ارتفاع و ….. را انجام دهید. ۱۳- با استفاده از کلید Text Wrapping میتوانید متن خود را به حالتهای مختلف تنظیم کنید که دور تصویر یا روی تصویر یا بالا و پائین تصویر و …. قرار گیرد. ۱۴- میتوانید تغییراتی که در تصویر داده ایدو مورد پسند شما واقع نشده را ، توسط دکمه Reset Picture دوباره به حالت اولیه بازگردانید.

– حذف و تعیین محل گرافیک : حذف یک گرافیک ، کار ساده ای بوده و با انتخاب گرافیک و سپس فشار دادن کلید Delete انجام میگیرد. برای جابجا کردن گرافیک بر روی گرافیک اشاره کنید تا اشاره گر ماوس تبدیل به یک فلش چهارطرفه شود ، در این حالت دکمه ماوس را فشار داده و خط بیرونی گرافیک را به محل جدید، درگ کنید. سپس دکمه ماوس را رها کنید تا گرافیک در محل جدید ظاهر شود. هنگامی که نیاز به انتقال گرافیک به صفحه یا مدرک دیگری دارید، آن را انتخاب کرده و روی دکمه Cut در نوار ابزار کلیک کرده و مکان نما را به محل قرار گرفتن گرافیک برده ، سپس روی دکمه Paste در نوار ابزار کلیک کنید.

 ستون بندی Columns ستون بندی (Columns) – شماره صفحه (Page Numbers) – کناره ها و سایه ها (Borders & Shading) – سرصفحه و پا صفحه (Header & Footer) – علائم (Symble) – گلوله ها و شماره ها (Bullets & Numbering) در حالت عادی مشغول تایپ متن یک ستونی هستید. اما چنانچه بخواهید میتوانید متن خود را در بیش از یک ستون تایپ کنید. جهت ستون بندی صفحه به گزینه Columns از منوی Format استفاده کنید . . حال تعداد ستونهای لازم را برگزینید ( فرضاً سه ستونی ) برای این کار باید روی سه ستونی با ماوس کلیک کنید. پس از تایپ ، ستون اول پر شده و سپس به ستون دوم میرود پس از پر شدن ستون دوم ، ستون سوم پر می گردد و بعد از پر شدن ستون سوم ، صفحه بعد شروع به پر شــــدن می کند.

تعداد ستون (Presets) : توسط این گزینه میتوانید تعداد ستون لازم را انتخاب کنید. همانطور که می بینید در سه ستون اول عرض ستونها مساوی می باشد اما در نوع چهار و پنج Left, Right عرض ستونها مساوی نیست. اگر تعداد ستون بندی بیشتری نیاز داشتید توسط گزینه

 Number of Columns ، تعداد ستون مورد نیاز را انتخاب کنید. خط مابین ستونها (Line Between) : در صورت لزوم و با زدن علامت تیک میتوانید بین ستونها خط رسم کنید. درصورتیکه غیر از دستور تک ستون را انتخاب کنید این گزینه فعال میشود.

ترتیب پر شدن ستونها : در حالت عادی پس از انتخاب ستون بندی بخاطر پیش فرض بودن ، ابتدا ستون سمت چپ ، سپس ستون وسط و در انتها ستون سمت راست از ستون اول پر می شود . این موضوع بخاطر این است که Word سطربندی شما را لاتین فرض میکند. اگر نیاز داشتید تا ستون سمت راست اول پر شود، باید گزینه Right to Left را تیک بزنید.

 عرض و فاصله ستونها (Width and Spacing) : در حالت عادی و بطور پیش فرض ، در برنامه Word عرض ستونها و فاصله بین آنها یکسان است . چنانچه خواستید دو ستون با عرض های متفاوت داشته باشید باید عرض ستون دلخواه را تغییر داده و یا فاصله بین ستون را کم یا زیاد کنید. عرض ستونهای مساوی (Equal Column Width) : با زدن ضربدر داخل این گزینه عرض ستونهای شما مساوی خواهد شد و تمامی ستونها با هم برابر میگردد. چنانچه داخل این گزینه ضربدر بزنید دیگر قادر به تعریف عرض ستونهای متفاوت نخواهید بود. شکستن ستونها (Column Break) : همانطور که میدانید برای رفتن به ستون بعدی حتماً باید ستون مورد نظر شما پر شود. اما اگر خواستید تا ستون پر نشده و با همین مقدار به ستون بعد بروید باید از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+Enter استفاده کنید یا از منوی Insert زیر منوی Break گزینه Column Break را انتخاب کنید. با استفاده از این دستورات هر چقدر از ستون پر شده باشد مهم نیست ، این ستون نیمه کاره مانده و با همین مقدار به ستون بعد میرود. و برای رفتن به صفحه بعد شما میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+Enter استفاده کنید یا از منوی Insert زیر منوی Break گزینه Page Break را انتخاب کنید. محدوده عمل ستون : در صورتیکه قصد دارید قسمتی خاص ستون بندی شود کافیست تا آن قسمت را بلوک کنید و سپس فرمان ستون بندی را روی بلوک اعمال نمائید. اما اگر قبلاً دستور ستون بندی داده اید و حال میخواهید از این پس ستون بندی اعمال نشود متن خود را بلوک نموده و دستور تک ستون را صادر کنید.

– شماره صفحه (Page Numbers) : اکنون روی زیر منوی Page Numbers در منوی Insert کلیک کنید. موقعیت Position : توسط این گزینه میتوانید محل و موقعیت شماره صفحه را معین کنید. این گزینه دارای دو انتخاب بشرح زیر است : ۱-سرصفحه

 Top of page (Header) 2-پائین صفحه Bottom of page (Footer) ترازبندی یا Alignment: توسط این گزینه میتوان نوع تراز یعنی محل قرار گرفتن شماره صفحه را تنظیم کنید. نمایش دادن شماره صفحه در صفحه اول (Show number on first page): در صورتیکه بخواهیدشماره صفحه در صفحه اول به نمایش در آید ، از این گزینه استفاده کنیددر غیر این صورت تیک جلوی این گزینه را دارید تا شماره صفحه در صفحه اول تایپ ظاهر نشود. با رفتن روی دکمه Format میتوانید قالبندی شماره صفحه و نقطه شروع آنرا تعریف کنید. کناره ها و سایه ها کناره ها و سایه ها ( Border & Shading ): این زیر منو که در منوی Format قرار دارد ، به ایجاد کادر رنگی دور پاراگراف می پردازد. پس از کلیک روی این زیرمنو پنجره ای باز میشود که دارای سه کادر محاوره ای زیر است. توسط این کادر میتوانید دور پاراگراف خود را کادر بیندازید و در گزینه Setting این کار کادرها به شکل های گوناگون آمده است . Style: توسط این گزینه میتوانید نوع خط را انتخاب کنید. Color: توسط این گزینه میتوانید انواع رنگ را انتخاب کنید. Width: توسط این گزینه میتوانیدقطر خط انتخابی را تغییر دهید. Preview: توسط این قسمت میتوانید تغییرات انجام شده را مشاهده کنید این یکی از اعمال مرور است. عمل دیگر آن این است که با کلیک روی قسمتهای مختلف آن میتوانید خطوط را تغییر دهید. Apply: توسط این گزینه میتوانید مشخص کنید که کادر دور چه چیز تاثیر بگذارد. سپس انتخاب خود را از جعبه باز شده انجام دهید. Options: توسط این گزینه میتوان فاصله متن تا کادر دور را معین کنید البته این گزینه با انتخاب پاراگراف فعال میشود. توسط این کادر میتوانید یک چهارگوش یا کادر را دور صفحه خود بیندازید همه گزینه های آن همانند کادر محاوره ای Borders می باشد با این تفاوت که اثر گذاری آن در قسمتهای زیر است : تمام پرونده Whole Document این بخش This Section این بخش – فقط صفحه اول This Section- First page only این بخش – ابتدای همه صفحات اول ( ابتدای همه صفحات اول بخشها) توسط این کادر میتوانید داخل پاراگراف و یا متن خود را رنگی کنید . کافیست تا از گزینه Fill که دارای تنوع رنگ است استفاده کنید. توسط دو گزینه Style, Color میتوانید سایه انتخابی خود را به حالت ترکیبی درآورید. توجه : تاثیر عمل سایه بر روی متن و پاراگراف میباشد.

سر صفحه و پا صفحه سرصفحه و پا صفحه (Header & Footer) : سر صفحه و پا صفحه دو جزء اصلی یک صفحه می باشد. زیر منوی Header & Footer را در منوی View کلیک کنید. در داخل حاشیه پائین و بالا یک مستطیل خط چین ظاهر می گردد. پس از باز شدن محدوده متن سرصفحه و پاصفحه ، یک نوار ابزار باز میگردد که این نوار ابزار همان نوار ابزار Header & Footer است .

Insert Auto Text :درج متن بصورت پیش فرض درج شماره صفحه (Insert page number) : هر آنچه را که در سرصفحه و یا پا صفحه یادداشت کنید در تمامی صفحات مشاهده میشود فـــرض مثالاگر یک “ بنام خدا ” به حالت وسط چین در یک صفحه یادداشت گردد این “بنام خدا” در تمامی صفحات تکرار میشود. اما اگر بخواهید برای هر صفحه شماره بزنید به هیچ عنوان شماره را توسط صفحه کلید درج نکنید بلکه مراحل زیر را دنبال کنید. ۱- زیر منوی Header & Footer را از منوی View باز کنید. ۲- روی نشانه “ درج شماره صفحه ” یکبار کلیک کنید تا شماره صفحه درج گردد. ۳- پس از درج شدن شماره صفحه در صورت نیاز میتوانید سایز قلم و نوع قلم خود را تغییر دهید. ۴- توسط گزینه Close روی نوار ابزار ، سرصفحه را ببندید. ۵- با زدن چند Ctrl+Enter چند صفحه خالی بوجود آورید. حال به هر صفحه که مراجعه کنید شماره آن صفحه را به رنگ خاکستری ( که البته مشکی چاپ میشود) خواهید دید. ۶- چنانچه قصد تغییر دادن در سرصفحه و یا پا صفحه را داشتید کافیست تا روی متن خاکستری رنگ دوبار کلیک کرده تا سرصفحه مجدداً باز گردد. البته میتوانید از منوی View نیز سرصفحه را باز کنید.

 قالب بندی شماره صفحه(Format page number) : با کلیک روی این نشانه میتوانید تنظیمات شماره صفحه را تغییر دهید. با کلیک روی این نشانه پنجره ای ظاهر میشود که به عنوان انتخابهای شماره صفحه است . این گزینه دارای امکانات زیر است .

 قالب بندی شماره (Number Format) : توسط این گزینه نوع شماره گذاری را تغییر دهید. شماره صفحه (Page numbering) : -ادامه از بخش قبلی (Continue from previous section) در حالت عادی شماره صفحه از یک شروع خواهد شد و ادامه پیدا خواهد کرد تا پایان پرونده پس میتوانیم به برنامه فرمان دهیم شماره صفحه را ادامه بخش قبلی بزند. – شروع از (Start at) توسط این گزینه میتوانیدشماره صفحه را خودتان تعیین کنید. درج تاریخ (Insert Date): توسط این گزینه میتوانید تاریخ روز را درج کنید یا از کلید ترکیبی Alt+Shift+D درج تاریخ کنید. درج ساعت (Insert Time) : توسط این گزینه میتوانید ساعت را درج کنید یا از کلید ترکیبیAlt+Shift+T برای درج ساعت استفاده کنید.

 تنظیمات صفحه تنظیمات صفحه (Page Setup) : با کلیک روی این نشانه Page setup ظاهر میشود قبلاً با این پنجره آشنا شده بودید حالا با کادر حاشیه ها (Margins) بروید . در گزینه From Edge دو گزینه بنام Header & Footer می بینید که محل درج متن سرصفحه و یا پائین صفحه را نسبت به لبه کاغذ نشان میدهد.

 سرصفحات و پا صفحات متفاوت (Header & Footer) : برای فعال کردن این گزینه باید از کادر Layout استفاده کنید.

تفاوت سرصفحه و پاصفحه در صفحات زوج و فرد (Different odd & even) : در حالت عادی و قبل از اینکه در داخــل این گزینه علامت تیک بزنید سرصفحه و یا پا صفحه های صفحات زوج و فرد همانند یکدیگرند یعنی اگر در صفحه ۱ کلمه “بنام خدا ” را تایپ کنید ، این کلمه در تمام صفحات زوج و فرد تکرار میگردد. اما اگر در داخل این گزینه تیک بزنید حال سرصفحات و یا پا صفحات ، زوج با فرد متفاوت است یعنی میتوانید برای صفحات زوج یک سرصفحه و یا پا صفحه و برای صفحات فرد سرصفحه و یا پاصفحه دیگری داشته باشید.

تفاوت سرصفحه و پا صفحه در صفحه اول (Different First Page) : معمولاً چون در صفحه اول، نام کتاب یا جزوه یا پایان نامه نوشته میشود ، لذا میتوان برای صفحه اول یک سرصفحه یا پاصفحه جدا تعریف نمود با زدن تیک داخل این گزینه سرصفحه و پاصفحه صفحه اول با دیگر صفحات متفاوت خواهد بود.

 آشکار و پنهان کردن متن پرونده آشکار و پنهان کردن متن پرونده (Show/Hide Document Text) : هنگامی که سرصفحه خود را باز میکنید، چنانچه به متن پرونده خود نگاه کنید این متن به رنگ خاکستری می باشد باکلیک روی این گزینه میتوانید از برنامه بخواهید تا متن پرونده را نمایش ندهد. توجه داشته باشید که کلیک روی این گزینه فقط موجب عدم نمایش متن پرونده میگردد، نه حذف آن . رفت و آمد بین سرصفحه و پا صفحه (Switch Between Header & Footer) : هنگامی که روی زیر منوی Header & Footer در منوی View کلیک میکنید تا سرصفحه شما باز گردد مکان نمای شما در داخل سرصفحه قرار دارد. با فشردن این نشانه مکان نما به داخل پا صفحه میرود اگر یکبار دیگر این نشانه را بفشارید مکان نما مجدداً از پا صفحه به داخل سرصفحه خواهد آمد و بدین ترتیب میتوانید در سرصفحه و پا صفحه رفت و آمد کنید البته میتوانید از کلیدهای Arrow Key یا جهت نما نیز استفاده کنید. نمـایش سرصفحــه و پا صفحه در صفحــه قبل و بعـد(Show previus) (Show next): چنانچه در Page setup جلوی گزینه Diffren odd & even علامت تیک قرار داده باشید، صفحات زوج و فرد با هم متفاوت خواهند بود. توسط کلیک روی این نشانه به سرصفحه و پاصفحه زوج و فرد میتوانید مراجعه کنید. بستن سرصفحه و پاصفحه با Close انجام میشود.

علائم (Symbol) : Word به شمــا امکان میدهد تا از قلم های علائم استفاده کنید. با این قلمها حق تایپ ندارید فقط حق داریــد تا برای درج علائم استفاده کنید علائمی مانند : فلش ، هواپیما، گوشی تلفن و… برای درج ایـــن علائم در صفحه باید روی منوی Insert زیر منوی Symbol کلیک نمائید تا پنجره آن ظاهر گردد. تـــوسط این کادر محـــاوره ای میتوانید علائم مختلف را درج کنید. برای ایـــن کار اول لازم است تا یکی از قلـــم های علائم را انتخاب کنید. حال روی کاراکتــــر مورد نظر کلیک نمائیــــد و بعد با کلیـــــک روی کلیــد Insert آن کاراکتر روی صفحه شما ( در محل مکان نما) درج خواهد شد. شما میتوانید برای کاراکتر مورد نظر کلید ترکیبی و میانبر نیز تعریف نمائید برای این کار: ۱- کاراکتر مورد نظر خود را انتخاب نمائید. ۲- روی کلید Shortcut key کلیک نمائید. ۳- در قسمت Press new shortcut key کلید میانبر و ترکیبی را تعریف کنید. ۴- روی دکمه Assign سپس دکمه Close کلیک نمائید.

 گلوله ها و شماره ها گلوله ها و شماره ها (Bullets & Numbering) : توسط این زیر منو که در منوی Format قرار دارد میتوانید به اول هر پاراگراف یک گلوله یا شماره اضافه کنید . البته میتوانید از نوار ابزار Formatting با کلیک بر روی دکمه های Bullets , Numbers نیز استفاده کنید که البته برای غیر فعال شدن دکمه های نوار ابزار میتوانید از کلید Backspace استفاده نمائید. گلوله ها (Bulleted) : توسط این پنجره میتوانید به ابتدای هر پاراگراف گلوله ای بیفزائید در این پنجره علائم مختلفی وجود دارد که میتوانید بجای استفاده از گلوله از آنها استفاده نمائید. اگر هیچکدام از نمونه های علائم مورد نظر شما نبود میتوانید توسط گزینه Customize علائم دیگری را انتخاب کنید برای فعال شدن این گزینه باید هر چیزی را غیراز None انتخاب کنید با کلیک روی این گزینه پنجره دیگری باز میشود. اگر دکمه Font را بفشارید تغییر علائم را در کادر محاوره ای Font فقط در قسمت لاتین میتوانید اعمال کنید از قبیل تغیییر رنگ یا سایز قلم . اگر دکمه Bulleted را بفشارید وارد کادر محاوره ای Symbol میشوید و میتوانید یکی از علائم دلخواه را انتخاب کنید. در قسمت Bullet position میتوانید موقعیت گلوله خود را در سطر جابجا کنید. در قسمت Text Position میتوانید موقعیت متن را نسبت به گلوله مشخص کنید. میتوانـــید متن خود را به گلـــوله نزدیک و یا از آن دور کنید پس از تعیین این انتخاب ok را بزنید. شماره (Numbered) : توسط این کادر میتوانید بجای استفاده از گلوله در اول هر پاراگراف از شماره یا حرف استفاده کنید در این پنجره نمونه های مختلف شماره وجود دارد اگر هیچ یک مورد پسند شما واقع نشد میتوانید توسط گزینه Customize خودتان انتخابها را تعریف کنید. در قسمت Number Format نــوع قالب شماره را میتوانید تعیین کنید و در قسمت Start at شما میتوانید مشخص کنید که اولین پاراگراف چه شماره ای داشته باشد . در قسمت Number position میتوانید موقعیت شماره را مشخص کنید و در قسمت Text position میتوانید مقدار تو رفتگی لازم را برای فاصله متن نسبت به شماره مشخص کنید.

 پاورقی پاورقی (Footnote) – جستجو (Find) – جایگزینی (Replace) – برو به (Go to) – استفاده از خطایاب – پاورقی (Footnote) : برای درج پاورقی باید از منوی Insert زیر منوی Footnote را انتخاب کنید. با انتخاب این منو پنجره ای ظاهر میگردد. پاورقی (Footnote) : با انتخاب این گزینه و زدن تائید ، مکان نما به پائین صفحه میرود و به شما اجازه میدهد تا توضیح مطلب خود را بنویسید البته میتوانید از کلید ترکیبی Alt+Ctrl+F نیز استفاده کنید. برای درج اولین پاورقی در پاراگراف اول مکان نما را بعد از کلمه راه انداز قرار دهید، حال از منوی Insert روی زیر منوی Footnote رفته کلیک نمائید. اکنون Footnote را تیک بزنید. حال کلید Ok را بزنید پس از زدن Ok مکان نما به پائین صفحه انتقال پیدا خواهد کرد و شما میتوانید توضیح پائین صفحه را بنویسید. با زدن ok خود برنامه بطور خودکار عدد یک را کمی بالاتر در محیط متن بعد از کلمه راه انداز قرار داده و همین طور عدد یک پائین صفحه را و از طرفی برا جدا کردن محیط متن و پاورقی خطی رسم کرده است . در کل میتوان گفت شما فقط یک درج پاورقی کردید و توضیح نوشتید اما برنامه دو عدد یک ( یکی در بالای متن و یکی در پائین متن ) درج کرد و خط جداکننده محیط و متن را نیز کشیده است . چنانچه قلم عددهای بالای متن کوچک هستند شما میتوانید سایز آنها را تغییر دهید. زمانی که روی کلمه در درون متن قرار بگیرید توضیح متن پائین صفحه را بشما در Box کوچکی نشان خواهد داد. در صورتیکه بخواهید پاورقی را از بین ببرید کافی است شماره بالای کلمه درون متن را بلوک کرده و کلید Delete را از صفحه کلید بفشارید. در صورتیکه بخواهید خط جداکننده محیط و متن را به وسط یا سمت راست یا چپ صفحه انتقال دهید مراحل زیر را دنبال کنید: ۱- صفحه را از منوی View به حالت Normal ببرید. ۲- از منوی View زیر منوی Footnotes را انتخاب کنید توجه داشته باشید دستور Footnote را از منوی Insert فعال کرده باشید وگرنه این زیر منو برای شما فعال نخواهد بود. ۳- زمانی که صفحه به دو قسمت تقسیم شد از Drop Down جعبه Footnote در صورتیکه Footnote را انتخاب کرده باشید و در جعبه Endnote در صورتیکه Endnote را انتخاب کرده باشید گزینه Footnote Separator را انتخاب کنید خط ظاهر شده و شما میتوانید از نوارابزار Formatting با استفاده از کلیدهای Center برای وسط چین کردن Align Right برای راست چین کردن و Align Left برای چپ چین کردن خط استفاده کنید. ۴- شما میتوانید از منوی View حال پنجره را به حالت Page Layout ببرید. انتها نویس انتها نویس (Endnote) : با انتخاب این گزینه و درج آن ، توضیحات بجای آنکه در پائین صفحه قرار گیرند در انتهای متن یا انتهای هر بخش قرار می گیرند. شماره (Numbering) : شماره خودکار (Auto Number) : برنامه بطور خودکار شماره میزند. علائم (Custom Mart) : در این انتخاب میتوانید بجای استفاده از شماره یا حرف از علائم استفاده کنید ، در اینصورت برنامه برای پاورقی اول یکبار آن علامت را درج کرده و به همین ترتیب ادامه میدهد ؛ با کلیک روی Symbol میتوان علامت مورد نظر را انتخاب کرد. برای اینکه بتوان به دیگر امکانات پاورقی دسترسی پیدا کرده می توان روی گزینه Options کلیک نمود . در این گزینه دو کادر محاوره ای وجود دارد : همه پاورقی ها (All Footnote) : همانطور که گفته شد پاورقی معمولاً در پائین هر صفحه قرار دارد اما چنانچه خواستید میتوانید محل آن را در زیر متن نیز قرار دهید . معمولاً این انتخاب در کتابها استفاده نمی شود اما اجرای آن در برنامه وجود دارد : ۱- در پائین صفحه (Bottom of Page) که این گزینه معمولاً متداول است. ۲- در زیر متن (Beneath Text) که معمولاً متداول نیست. روش شماره گذاری (Number Format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. شروع از (Start at) : معمولاً شروع اولین پاورقی عدد یک می باشد، اما اگرروی ادامه یک کتاب یا پرونده دیگر کار می کنید میتوانید شماره شروع را تغییر دهید. همه انتها نویس ها (All Endnote) : محل انتهانویس (Place at) : اگر بخاطر داشته باشید گفته شد محل انتها نویس ها در انتهای پرونده است . اما در صورت لزوم میتوان جای آنها را در انتهای هر بخش نیز تعریف نمود. ۱- انتهای هر بخش (End of section) 2– انتهای هر پرونده (End of document) روش شماره گذاری (Number format) : توسط این گزینه میتوان روش شماره گذاری را تغییر داد. شروع از (Start at) : شماره آغازین را تغییر میدهد. شماره گذاری (Numbering) : الف) ادامه دار (Continuous) : انتخاب این گزینه موجب می شود تا شماره توضیحات بصورت مرتب پشت سر هم اعمال شود. ب ) شروع مجدد در هر بخش (Restart each section) : این انتخاب موجب خواهد شد تا پس از شروع هر بخش شماره ها مجدداً از یک آغاز شوند. تبدیل (Convert) : برای فعال شدن این گزینه ابتدا باید Footnote یا Endnote را انتخاب کرد. اگر یک پرونده را کامل تایپ کنید و در آن از پاورقی استفاده نمایید، به کمک کادر محـــاوره ای All Footnote و با کلیک روی گزینه Convert میتوان تمام پاورقی ها را به انتها نویس تبدیل کرد. این گزینه در کادر محاوره ای All Endnote نیز وجود دارد و در صورت وجود انتهانویس، همه انتها نویس ها را به پاورقی تبدیل می کند. – جستجو(Find) : توسط این فرمان که در منوی Edit قرار دارد میتوان حروف و کلمات را جستجو کرد و یا میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+F استفاده نمود. متنی را تایپ کنید. در قسمتFind از گزینه Find What کلمه ای را که جستجو می کنید تایپ کرده و Enter را بزنید تا اولین کلمه یافت می شود . حال با کلیک روی گزینه Find Next میتوانید به دنبال بقیه کلمه ( مورد نظر ) موجود در متن بگردید. در صورتیکه کلید More را فشار دهید کادر دیگری باز میشود. در این کادر میتوان برای جستجوی متن حساسیت هایی را ایجاد نمود. محدوده جستجو (Search) : اگر بخواهید در گزینه Find تمامی پرونده را جستجو کنید باید در انتخابها محدوده جستجو ALL باشد ( یعنی جستجو در همه پرونده ) . با انتخاب گزینه Down با باز کردن فهرست رو به پائین میتوان از برنامه خواست تا از محل مکان نما به پائین و با انتخاب گزینه UP از محل مکان نما به بالا را جستجو کرد. جایگزینی (Replace) : این زیر منو که در منوی Edit قرار گرفته به شما این امکان را میدهد تا به دنبال کلمه گشته و بتوانید آن را با کلمه دیگری جایگزین نمائید. برای دسترسی به این زیر منو از کلید فوری و ترکیبی Ctrl +H نیز میتوان استفاده نمود. برای انجام این کار کافیست در Find What کلمه مورد نظر را در Replace With کلمه ی جایگزین را وارد کرد. بقیه گزینه ها همان است که در فرمان Find در اختیار داشتید. اما در این پنجره دو گزینه دیگر بنام Replace, Replace All وجود دارد. گزینه Replace تک تک ، کلمه یافته شده را با کلمه جدید جایگزین میکند اما گزینه Replace All هر آنچه را که بیابد جایگزین خواهد کرد. برو به …..(Go To) : این زیر منو در منوی Edit وجود دارد و از کلید فوری Ctrl+G یا F5 یا دبل کلیک روی سمت چپ سطر وضعیت می توان به این کادر محاوره ای دسترسی پیدا کرد. اگر به شما بگویند در یک پرونده ی فرضاً ۲۰۰ صفحـــه ای به صفحه ۴۲ بروید آیا فقط به کمک کلیدهای ویرایشی این کار را انجام میدهید ( یعنـــی با کلیدهایی مثل Page Down, Page Up ) . این روش ، روش صحیحی نیست ، کافیست کلید فوری این زیر منو را بزنید. این گزینه به شما این امکان را خواهد داد تا به فرامین زیر دسترسی سریعتر داشته باشید. ُاستفاده از خطایاب خطایابی املایی و گرامری هنگام تایپ : علاوه بر کنترل املاء و گرامر کل مدرک در هر بار ، Word میتواند متن را هنگام تایپ نیز کنترل کند. کلماتی که در فرهنگ لغت وجود ندارند، با یک زیر خط موجدار قرمز رنگ و خطاهای گرامری با یک خط سبز رنگ مشخص می شوند. خطاها را می توان همان موقع یا هر زمان دیگری رفع نمود. برای کار کردن با یک کلمه یا عبارتی که با خطایاب خودکار املاء یا گرامر ، زیر خط دار شده است ، روی کلمه یا عبارت ، کلیک راست کنید. منویی ظاهر میشود که شامــــل پیشنهادات جــایگزینی کلمـــه ( در صورت پیدا شدن ) و چندیـــن فرمان مرتبط است. برای خطاهای املایی ، انتخابهایی بصورت زیر وجود دارد : ۱- متنی را تایپ کنید در صورت پیدا شدن زیر خط موج دار قرمز روی کلمه کلیک راست کنید. ۲- برای جایگزینی کلمه با یکی از جایگزین های پیشنهادی ، روی کلمه جایگزین کلیک کنید. ۳- برای چشم پوشی از تمام موارد مشابه در مدرک ، برروی Ignore All کلیک کنید. ۴- برای اضافه کردن کلمه به فرهنگ لغت ، برروی Add کلیک کنید. ۵- برای افزودن اشتباه تایپی به لیست ابتدا ، Auto Correct ابتدا را انتخاب کرده و سپس املای جایگزین مناسب را انتخاب کنید. ۶- برای شروع یک خطایابی منظم ، روی Spelling کلیک کنید. تمام گزینه هایی که در بالا گفته شد در این کادر وجود دارد. هنگامی که روی یک خطای گرامری کلیک راست می کنید انتخابهای زیر به شما پیشنهاد میشوند : ۱- یک جایگزین پیشنهادی برای درج در مدرک ، انتخاب کنید. ۲- برای چشم پوشی از خطای موجود ، Ignore Sentence را انتخاب کنید. ۳-برای شروع یک خطایابی گرامری منظم ، Grammar را انتخاب کنید. البته میتوانید از کلید ترکیبی F7 یا از نوار ابزار Standard کلید Spelling & Grammar را نیز انتخاب کنید. برای ظاهر کردن کلمات زیر خط دار با خطایابی خودکار املایی و گرامــــری از منوی Tools زیر منوی Option سپس برگ نشان Spelling & Grammar و گزینه های Check Grammar Spelling as you type, Spelling ، Check Spelling as you type راانتخاب کنید. و اگر مـــدرکتان شامل کلمـــات زیرخط داری با خطایابـــی خــــودکار املایی و گرامــــری است و میخواهیــد زیـــر خـــط ها را پنهان ســـازید، از منـــــوی Tools زیر منوی Option سپـــس برگ نشـان Spelling & Grammar و گزینــــه هــای Hide Spelling Errors in This Document, Hide Grammatical Errors in This Document را برگزینید. برای نمایش دوباره زیر خط ها این دو گزینه را از انتخاب خارج کنید.

 ایجاد جدول از طریق منوی جدول ایجاد جدول از طریق منوی جدول ( Draw Table) – امکان تغییر عرض خانه ها – امکان تغییر ارتفاع خانه ها – ادغام و حذف خانه ها – درج متن در محل های گوناگون یک خانه (Alignment) – تایپ عمودی ( Text Direction) – تقسیم خانه ها (Split Cells) – مساوی کردن عرض و ارتفاع خانه ها ( Distribute Columns Evenly) , ( Distribute Rows Evenly) – قالب بندی خودکار (Table Auto Format) – درج ستون(Insert Column) – درج ردیف( Insert Row) – درج خانه (Insert Cell) – حذف(Delete) – شکستن جدول (Break Table) – تکرار تیتر اصلی در جدول(Heading) – جدا کردن یک جدول به دو جدول مستقل(Split Table) – مرتب سازی (Sort) – ایجاد جدول از طریق منوی جدول ( Draw Table) : از منوی Table روی زیر منوی Draw Table کلیک نمائید باکلیک روی این گزینه نوار ابزار Table & Border ظاهر میگردد و گزینه قلم موجود روی این نوار ابزار به داخل میرود. روی مداد کلیک کنید. اکنون مداد در دست شماست ، به راحتی میتوانید با کلیک روی یک نقطه و کشیدن آن چهارگوشی که همان خط دور یا حاشیه جدول است ، رسم کنید. حال نوبت کشیدن خط های وسطی جدول است . رسم این خط ها نیز آسان است کافیست تا از نقطه بالایی یک خط به سمت نقطه پائینی چهارگوش رسم کنید. برای ایجاد بقیه ستونها و ردیفها از همین روش استفاده کنید. – روش دیگر ایجاد جدول : این روش از طریق نوار ابزار استاندارد انجام میگیرد . برای درج جدول باید روی نشانه جدول که به نام Insert Table می باشد کلیک کنید. – امکان تغییر عرض خانه ها : برای آنکه بتوانید عرض خانه های خود را کم و زیاد کنید ، کافیست تا بین دو خانه قرار بگیرید با قرار گرفتن بین دو خانه نشانه شما به شکل یک فلش دو طرفه درخواهد آمد. حال با کشیدن خط به سمت دیگر یک خانه بزرگتر و خانه دیگر کوچکتر می گردد. اگر خواستید فقط یک خانه بزرگتر گردد نه یک ستون باید آن را بلوک کنید. برای انجام این کار باید نشانگر ماوس را بر روی آن خانه قرار داده و یک کلیک کنید تا خانه مورد نظر بلوک گردد. در این حالت است که با تغییر عرض خانه فقط عرض خانه بلوک شده در آن ردیف تغییر پیدا میکند. با قرار گرفتن بین خانه ها و جابجایی ستون فقط همان ستونی که روی آن قرار گرفته اید تغییر عرض پیدا خواهد کرد. – امکان تغییر ارتفاع خانه : همانطور که برای تغییر عرض ستــون مابین دو ستون قرار گرفتید برای تغییر ارتفاع خانه ها نیز باید بین دو ردیف قرار بگیرید. اکنون میتوانید ارتفاع خانه ها را به دلخواه تغییر دهید. – ادغام و حذف خانه ها : برای آنکه بتوان خانـــه ها را ادغـــام و یا حـــذف نمود بایــد از روی نوار ابزار Table & Border روی نشانه پاک کن (Eraser) و سپس روی خطی که وسط دو خانه قرار گرفته کلیک نمود .با انجام این عمل خط حذف شده و دو خانه تبدیل به یک خانه میگردد. این عمل را میتوان برای دیگر خانه ها نیز انجام داد تا خطوط جدول حذف گردند . با برداشتن این خطوط خانه های جدول ادغام یا حذف می گردند. – درج متن در محل های گوناگون یک خانه (Alignment) : برای آنکه بتوانید در محل های گوناگون یک خانه تایپ کنید کافیست روی خانه مورد نظر کلیک راست کنید. حال با انتخاب گزینه Alignment سه حالت مختلف برای قرار گرفتن متن در یک خانه در اختیار شماست این حالتها را می توانید از روی نوار ابزار مشاهده کنید. – تایپ عمودی ( Text Direction) : برای تایپ عمودی در جدول کافی است خانه مورد نظر را انتخاب کرده سپس کلیک راست نمائید. حال با انتخاب گزینه Text Direction متن به شکل عمودی تایپ خواهد شد. البته هر بار کلیک مجدد موجب چرخش به حالتی دیگر میگردد. این گزینه را میتوان از روی نوار ابزار یا از منوی Format انتخاب کرد. با کلیک روی این گزینه انتخاب نوع تایپ وجود دارد کافیست تا روی گزینه آن کلیک نموده و ok را بزنید. تعداد ستون ها (Number of Columns) : در این گزینه باید مشخص کنید که خانه یا خانه های انتخاب شده به چند خانه تقسیم شوند فرضاً اگر یک خانه انتخاب کرده باشید میتوانید عدد دو را در این گزینه وارد کنید تا یک خانه به دو خانه تقسیم شود. تعداد ردیف ها (Number of Rows) : در این گزینه می توان تعداد ردیفها را مشخص نمود. ادغام خانه ها قبل از تقسیم (Merge Cells Before Split) : توسط این گزینه میتوانید مشخص کنید که در صورت نیاز اول خانه های انتخابی با هم ادغام شده ( ادغام ) سپس عمل تقسیم انجام پذیرد. زمانی که دو خانه را بلوک می کنید با زدن کلیک راست Merge Cells ظاهر میشود یا میتوانید از نوار ابزار و یا از منوی Table استفاده کنید. – مساوی کردن عرض و ارتفاع خانه ها: برای مســاوی کردن عــــرض و ارتفاع خانــــه ها دو نشـــانه روی نـــوار ابزار Table & Border وجــــود دارد یکی عرض خـــانه ها را مساوی کرده(Distribute Columns Evenly) و دیگری ارتفاع خانه ها را مساوی می نماید (Distribute Rows Evenly) این دو گزینه را در منوی Table میتوانید بیابید. قالب بندی خودکار قالب بندی خودکار (Table Auto Format) این زیر منو که در منوی Table قراردارد این امکان را ایجاد می کند تا از طرح های پیش آماده برنامه Word استفاده کنید. با کلیک روی این زیر منو پنجره ای ظاهر میشود. در سمت چپ توسط گزینه Formats انواع و اقسام طرح های آماده را در اختیار دارید. پس از تایپ جدول و بلوک آن کافیست یکی از این طرحها را انتخاب کنید. با انتخاب طرح مورد نظر تمامی جدول شما به شکل نمونه انتخابی در خواهد آمد. ۱- تائید قالبها (Format To Apply) : الف) کناره ها (Borders) : توسط این گزینه میتوان خطهای جدول را برداشته یا گذاشت. ب ) سایه(Shading) : توسط این گزینه میتوان از انواع و اقسام سایه در جدول استفاده نمود. ج ) قلم (Font) : توسط این گزینه انواع و اقسام مختلف قلمها را می توان در جدول بکار برد. د ) رنگ (Color) : توسط این گزینه این امکان را دارید تا از رنگهای مختلف در جدول استفاده کنید. ( البته در صورتیکه چاپگر رنگی در اختیار داشته باشید). ه ) جمع کردن خودکار (Auto fit) : این گزینه موجب جمع شدن و مرتب شدن جدول میگردد. توجه : اگر داخل این گزینـــه ضربدر نزنید با ضــربدر زدن داخل گزینه ی سایه فقط از ترام های بین سفید و مشکی برای رنگهای داخل جدول استفاده میشود. – تائید قالبهای ویژه (Apply Special Formats to) : با انتخاب این گزینه میتوانید مشخصات تیتر اصلی را تغییر جلوه دهید. الف ) سرتیتر ردیف (Heading Rows) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ردیف اول بعنوان تیتر اصلی قرار بگیرد. ب ) ستون اول (First Column) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ستون اول بعنوان تیتر اصلی در نظر گرفته شود. ج ) ردیف آخر (Last Row) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شد تا ردیف آخر سرتیتر اصلی در نظر گرفته شود . نمونه این جدول بیشتر در هنگام تایپ سندهای حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد که ردیف انتهایی ( یا جمع ) بعنوان تیتر می باشد. د ) ستون آخر (Last Column) : کلیک روی این انتخاب موجب خواهد شدتا ستون آخر بعنوان سرتیتر اصلی در نظر گرفته شود. امکان این که دو تیتر اصلی داشته باشیم نیز وجود دارد . کافیست بر روی دو گزینه کلیک کنیم. درج ستون درج ستون(Insert Column) : برای اضافه کردن یک ستون می توان از منوی Table زیر منوی Insert Column را انتخاب نمود . – درج ردیف( Insert Row) : برای اضافه کردن یک ردیف می توان از منوی Table زیر منوی Insert Row را انتخاب نمود. – درج خانه (Insert Cell) : برای اضافه کردن یک خانه می توان از منوی Table زیر منوی Insert Cell را انتخاب نمود . حذف(Delete) : برای حذف یک ستون ، یک ردیف یا یک خانه می توان از منوی Table زیر منوی Delete را استفاده کرد. شکستن جدول (Break Table) در طول صفحه: بر روی ردیفی که میخواهید در صفحه بعد ظاهر شود کلیک کرده و Ctrl+Enter را بفشارید. – تکرار تیتر اصلی در جدول(Heading) : قبل از دانستن این نکته باید بدانید که در یک جدول بالاترین ردیف بعنوان تیتر اصلی در نظر گرفته میشود. حال اگر بخواهید این تیتر اصلی جدول در تمامی صفحات ( هنگامی که جدول در چند صفحه پشت سرهم تایپ میشود) تکرار شود کافیست مکان نما را روی تیتر اصلی قرار داده و از منوی Tableروی زیر منوی Heading کلیک نمائید. این عمل موجب خواهد شد که این تیتر اصلی در تمامی صفحات پشت سر هم تکرار گردد. جدا کردن یک جدول به دو جدول مستقل (Split Table) : برای تقسیم یک جدول بخشی را که میخواهید اولین قسمت Table دوم باشد کلیک و بلوک کنید در منوی Table زیر منوی Split Table را انتخاب کنید. مرتب سازی (Sort) : توسط این زیر منو که در منوی جدول قرار دارد میتوان ستونها را مرتب کرده و حتی میتوان از نوار ابزار Table & Border نیز از دو گزینه Sort Ascending (مرتب سازی صعودی ) و گزینه Sort Descending ( مرتب سازی نزولی ) استفاده نمود. در کادر محاوره ای Sort میتوان به ترتیب سه ستون را مرتب نمود. در گزینه Sort by باید نام ستونی را که قصد مرتب سازی آن را دارید وارد کنید. در گزینه Type مشخص کنید در خانه ها چه تایپ شده که برای آن سه انتخاب وجود دارد ۱- متن ۲- شماره ۳- تاریخ اگر گزینه Ascending را انتخاب نمائید مرتب سازی صعودی انجام میشود و اگر گزینه Descending را انتخاب نمائید مرتب سازی نزولی انجام می پذیرد. توسط گزینه های Then by میتوان ستونهای دیگر را نیز مرتب کرد. ( البته به شرطی که موجب برهم زدن ستون اولی که برای مرتب سازی تعیین شده نگردند). توسط گزینه My list has باید مشخص کنید که آیا سرتیتر دارید یا خیر؟ اگر دارید باید بر روی Header row کلیک کنید تا آن را هنگام مرتب سازی جابجا ننماید.

مفهوم ماکرو مفهوم ماکرو (Macro) – ضبط و اجرای ماکرو – کار با شیوه ها (Style) – علائم (Book Mark) – مفهوم ماکرو (Macro): ماکرو ها برنامه های کوچکی هستند که برای خودکار کردن وظایف تکراری بکار میروند. – ضبط و اجرای ماکروها : ضبط ماکروها شبیه به ضبط یک نوار از تمام مراحلی است که برای انجام یک وظیفه اجرا میکنید با این وجود، ضبط کننده ماکرو دارای بعضی از محدودیت هاست برای جابجایی نقطه درج ، نمی توان از ماوس استفاده کرد، زیرا ضبط کننده ماکرو، جابجایی های ماوس را ضبط نمی کند. به جای استفاده از ماوس برای انتخاب ، کپی یا جابجایی عناصر توسط کلیک یا درگ کردن ، بایستی از صفحه کلید استفاده کنید. با این وجود، هر جابجایی ماوس که منوها ، دکمه ها و فرمانها را فعال میکند، ضبط میشود. برای ضبط یک ماکرو مراحل زیر را انجام دهید : ۱- از منوی Tools زیر منوی Macro و سپس گزینه Record Macro را انتخاب کرده یا روی REC در نوار وضعیت دابل کلیک کنید. کادر محاوره ای Record Macro ظاهر میشود. ۲- در کادر Macro Name نامی را برای ماکرویی که میخواهید ضبط کنید تایپ نمائید بخاطر داشته باشید بین کاراکترهای تایپ شده نباید فضای خالی وجود داشته باشد یا از نمادها استفاده کنید. ۳- بـــــرای تعییــــن ماکــــرو به یک نــــوار ابزار یا منـــو روی Toolbars کلیک کنید هنگامی که کــــادر محاوره ای Customize ظاهــــر میشود از بـــرگ نشان Command گزینـــــــه Macros را انتخاب کنیــــــد از کادر روبرویی Command گزینه Anormal. New Macros. Macro1 را درگ کــــرده و بر روی یکی از نوار ابـــزارها جای دهید. در صـــــورتی که بخواهید از کلید میانبر استفــــاده کنید در Press New Shortcut Key کلید میانبر خود را تعریف نموده که معمولاً از کلید ترکیبی Alt استفاده کنید بهتـــر است سپس روی دکمــه Assign کلیک کنید. ۴- مراحل را انجـــام داده ، فرمانها را انتخاب کرده و دستوراتی را برای اجرای وظیفه ای که ماکرو را ایجـــاد می کنند ، وارد کنید. ضبط کننـــده ماکرو آنها را همانطور که شما انجام میدهید ضبــط می کند. نوار ابــزار Stop Recording روی صفحه ظاهر می شود و اشاره گر ماوس دارای یک نـــــوار کاست کوچک است که به آن ضمیمه شده است. ماننـــد یک ضبط نوار ، میتوان ضبط ماکرو را بطــــور موقتی متوقف کرده و سپس از محـــل قطع، ادامه داد. بــرای قطع موقتی ضبط ، روی دکمـــه Pause Recording از نوار ابـــزار Stop Recording کلیک کنیــد. برای ادامه ضبط، روی همان دکمه کلیک کنید. قطع موقت سبب عدم ضبط بخشــی از ماکرو نخواهد شد. ۵- هنگامـــی که کار تمــــام شــد و میخواهیــد ضبط را قطــع کنید روی دکمـــه Stop Recording در نوار ابــــــزار Stop Recording کلیک کنیــــــد برای اجـــــرای ماکـــــرویی که ایجـــــاد کــــرده اید یکـــی از کارهـــای زیر را انجام دهید : روی دکمه ای که به نوار ابزار اضافه کرده اید کلیک کنید. کلید های ترکیبی که بصورت کلید میانبر ایجاد کرده اید را فشار دهید. کلید های ALT+F8 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی Run کلیک کنید. از منوی Tools زیر منوی Macro و سپس گزینه Macros را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرویی که میخواهید بکار ببرید را انتخاب کردو و سپس روی Run کلیک کنید. برای حذف ماکرو میتوانید کلید های ALT+F8 را فشار دهید تا کادر محاوره ای Macros ظاهر شود نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی Delete کلیک کنید. کار با شیوه ها (Style) : شیوه های Word امکان داشتن قدرت و قابلیت انعطاف در هنگام قالب بندی مدرک را ارائه میدهند. – تعیین شیوه برای متن : برای تعیین یک شیوه پاراگرافی برای چندین پاراگراف ، پاراگرافها را انتخاب کنید. برای تعیین یک شیوه پاراگرافی برای یک پاراگراف ، مکان نما را در محلی از پاراگراف قرار دهید برای تعیین یک شیوه کاراکتری ، متن مورد نظر را انتخاب کرده و سپس اعمال زیر را انجام دهید: ۱- در نـــوار ابزار Formatting روی فلش رو به پائین Style کلیک کنید تا لیستی از شیوه های قابل دسترس با نام هر شیوه که در قلم شیوه نمایش داده شده است را مشاهده کنید. نمادهای موجود در لیست نیز نشان میدهند که شیوه یک شیوه پاراگرافی یا کاراکتری است و ضمناً اندازه قلم و ترازبندی آن را نمایش میدهند. ۲- شیوه مورد نظر را با کلیک کردن روی نام آن ، انتخاب کنید. شیوه به متن مشخص شده اعمال میشود. ۳- البتــه شما میتوانید از کلید های ترکیبی Ctrl+Shift+S و استفاده از کلید های Arrow Key و زدن Enter شیوه مورد نظر خود را انتخاب و اعمال نمائید. ایجاد و اعمال یک شیوه جدید : شما محدود به استفاده از شیوه های تعریف شده Word نیستید . برای تعریف یک شیوه مراحل زیر را انجام دهید: ۱- از منوی Format روی زیر منوی Style کلیک کنید. ۲- روی دکمه New کلیک کنید. کادر محاوره ای New Style ظاهر میشود. ۳- گزینه های شیوه را بصورت زیر تنظیم کنید: در کادر متن Name نام شیوه جدید را وارد کنید. از لیست بازشو Style Type ، انتخاب Paragraph را برگزینید. اگر میخواهید شیوه جدید بر اســاس یک شیوه موجود باشد، روی فلــش بازشو Based on کلیک کرده و شیوه پایه مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. اگر میخواهید شیوه جدید، بخشی از الگویی باشد که مدرک جاری بر اساس آن است، گزینه Add to Template را انتخاب کنید. اگر این گزینه را انتخاب نکنید، شیوه جدید فقط در مدرک جاری قابل دسترس خواهد بود. اگر میخواهید تغییرات قالب بندی بطور مستقیم به پاراگراف های قالب بندی شده با این شیوه ارائه شوند، گزینه Automatically Update را انتخاب کنید( فقط برای شیوه های پاراگرافی قابل دسترس است) تا بطور خودکار به تعریف شیوه اضافه شوند. روی دکمه Format کلیک کرده و قالب بندی و تغییرات را از گزینه ها انتخاب کنید. برای بازگشت به کادر محاوره ای Style روی Ok کلیک کنید. برای تعیین شیوه جدید برای متن یا پاراگراف جاری ، روی Apply کلیک کرده و یا برای ذخیره تعریف شیوه جدید بدون اعمال آن به متنی ، روی Close کلیک کنید.

 علامت گذاریBook Mark چیست ؟ یک بخش از محلی در سند است که ما برای مراجعه بعدی آن را نامگذاری یا مشخص می کنیم. نمایش Book Mark در سند : – در منوی Tools روی زیر منوی Option کلیک کرده سپس برروی برگ نشان View بروید. – گزینه Book Mark را انتخاب کنید. – اگر Book Mark را به بخشی اختصاص داده اید Book Mark در بین دو کروشه (]. . . [ ) در صفحه ظاهر میشود. اضافه کردن Book Mark در سند : ۱- در محلی که میخواهید به آن یک Book Mark اختصاص دهید انتخاب نمائید تا در جایی که میخواهید Book Mark درج کنید کلیک نمائید. ۲- در منوی Insert روی زیر منوی Book Mark کلیک نمائید. ۳- در زیر Book Mark name اسمی را تایپ کرده یا انتخاب نمائید. ۴- روی Add کلیک کنید. توجه داشته باشید اسم باید با یک حرف الفبا شروع شود و میتواند شامل عدد هم باشد ولی نمیتوان از علائم استفاده نمود. حذف یک Book Mark : در منوی Insert زیر منوی Book Mark کلیک نمائید ( قبل از هر چیز باید متن یا بخش را انتخاب کنید). روی اسم Book Mark دلخواه که قصد حذف آن را دارید کلیک کرده سپس روی Delete کلیک کنید. رجوع به یک Book Mark معین : ۱- در منوی Insert زیر منوی Book Mark کلیک نمائید. ۲- در Sort By روشی که میخواهید اسامی Book Mark ها را نمایش دهید انتخاب کنید. ۳- اگر میخواهید Book Mark های مخفی را نمایش دهید کادر Hidden Book Mark را انتخاب نمائید. ۴- در زیر Book Mark روی اسم Book Mark مورد نظری که میخواهید به آن بروید کلیک کنید. ۵- روی Go To کلیک نمائید. البته میتوانید با کمک کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F5 به کادر محاوره ای Book Mark دسترسی پیدا کنید

فرمول نویسی درWORD:

برای دسترسی به ابزار فرمول نویسی که بصورت پیش فرض همراه با نرم افزارOfficeنصب نمی شود،پس از گذاشتن سی دی  نرم افزار در درایو مخصوص،از طریق منویtoolsگزینهcustomizeرا انتخاب کرده در کادر محاوره ای که ظاهر می شود در تب command،ابتدا از کادر سمت چپ Insertرا انتخاب کرده وسپس از کادر سمت راست مربوط به این گزینه،گزینه Equationرا یافته وآیکن آن را که بصورتمی باشد را به منوی Insertانتقال می دهیم.حال با کلیک بر روی این آیکن،فرمول نویسی شروع به نصب شدن می کند وپس از کامل شدن نصب محیط فرمول نویسی ظاهر می گردد.برای خارج شدن از این محیط کافی است کلیدEscرا از صفحه کلید فشرد.برای دسترسی آسانتر به محیط فرمول نویسی میتوان یک کلید میانبر برای این کار تعریف نمود.بدین منظور پس از انتخابcustomizeاز منویtools،keyboardرا کلیک کرده تا پنجره مربوطه باز شود.در کادر سمت چپInsertرا انتخاب کرده وسپس از کادر سمت راست مربوط به این گزینه،گزینه Equation Editorرا بر می گزینیم.حال مکان نما را در کادر                              Press new shortcut key  قرار داده ودکمهInsertرا فشار می دهیم.سپس  به ترتیب روی assignوcloseکلیک می نمائیم.از این به بعدبا فشردن دکمه Insertکادر فرمول نویسی ظاهر می شود.در نوار ابزار فرمول نویسی بصورت کامل علائمی برای تایپ انواع فرمول ها وجود دارد که با کلیک بر روی هر یک از آنها ،میتوان آنرا تایپ نمود.اما با استفاده از کلیدهای میانبر هم می توان بعضی از این علائم را ساده تر تایپ کرد.بعضی از آنها عبارتند از:

-برای تایپ حروف کوچک یونانی(فقط یک حرف) Ctrl+G                               

-برای تایپ چند حرف یونانی پشت سر هم                                             Ctrl+shift+G

– برای تایپ حروف بزرگ یونانی ابتدا Ctrl+G وسپسshift+حرف متناظر یونانی باانگلیسی

– برای تایپ پرانتزاز کلیدهای                                                         Ctrl+9یا Ctrl+0

– برای تایپ کوروشه                                                               Ctrl+یا  Ctrl+

– برای تایپ آکولایداز کلیدهای                                                      Ctrl+}یا Ctrl+{

– برای تایپ خط کسری از                                                                             Ctrl+F              – برای تایپ اسلش                                                                                     Ctrl+/

-برای تایپ اندیس بالا                                                               Ctrl+H

– برای تایپ  اندیس پائین                                                                             Ctrl+L

– برای تایپ  اتدیس بالا وپائین                                                                      Ctrl+J

-برای تایپ انتگرال                                                                                      Ctrl+I

-برای تایپ رادیکال                                                                                    Ctrl+R

-برای تایپ علامت بردار روی یک حرف                                                 Ctrl+Alt+-

– برای تایپ علامت پریم روی حرف                                                       Ctrl+Alt+’

-برای تایپ علامت نقطه روی یک حرف                                                   Ctrl+Alt+.

-برای تایپ علامت خط بار(- )روی یک حرف                                                   Ctrl+-

-برای تایپ علامت مد روی یک حرف                                               Ctrl+Shift+~

حرکت وفاصله در فرمول نویسی:

از کلیدهای فلش دار جهت حرکت کاراکتر به کارکتر درون کادر فرمول نویسی استفاده می شود.اما برای حرکت از یک شکاف به شکاف دیگر از کلیدTABاستفاده می شود.کلیدSHIFT+TABمکان نما را به شکاف قبلی می برد.کلیدHomeمکان نما را به اول سطر فرمول،وEndبه آخر سطر فرمول می برد.

با توجه به اینکه فاصله در کادر فرمول نویسی خودکار ایجاد می شود اگر بخواهیم آنرا زیاد کنیم از کلید ترکیبی Ctrl+Space bar استفاده می کنیم.

هم چنین برای ایجاد فواصل مختلف از کلیدهای ترکیبی زیر استفاده می کنیم:

– برای ایجاد فاصله صفرShift+Space bar                                         

– برای ایجاد فاصله کاراکتر                                                      Ctrl+Space bar

– برای ایجاد فاصلهاینچ                                               Ctrl+Alt+ Space bar

– برای ایجاد فاصله کاراکتر                                      Ctrl+shift+ Space bar

Editفرمول:

با کلیک روی فرمول نوشته شده یک کادر مستطیلی تک خط ایجاد شده که اگر روی آن کلیک راست کنیم میتوان آن را توسط دستورEquation objectsوسپس open باز کرده ودر یک کادر مستقل تحت ویرایش قرار داد.

اگر روی فرمول مجددا کلیک کنیم تا کادر خطی دور آن ظاهر شود میتوان توسط کلیدهای ترکیبی Ctrl+Rآن را راست چین،Ctrl+Eوسط چین و،Ctrl+Lچپ چین ،نمود.

بزرگنمائی:

اگر فرمول را از طریق مستقل به صورتی که گفته شد برای Editباز کنیم می توانیم از کلیدهای میانبر زیر جهت بزرگ کردن فرمول استفاده کنیم.

– صددرصد                                                                                                  Ctrl+1

– دویست در صد                                                                                           Ctrl+2

– چهارصد درصد                                                                                           Ctrl+4

– تمیز کردن فرمول پاک شده                                                                           Ctrl+D

– نشان دادن همه                                                                                           Ctrl+Y

شیوه های گوناگون برای فرمول نویسی:

از منویStyleزبانه Defineرا انتخاب می کنیم که پنجره ای باز می شود که در آن شیوه های مختلفی وجود دارد.

شیوه ریاضی:از این شیوه ویرایشگر فرمول از یک الگوریتم شناسائی تابع برای همه کاراکترها استفاده می کند.از این الگوریتم ها برای تایپ توابع ریاضی مانند sin, logاستفاده می شود.

شیوه متن :از این شیوه برای تایپ حروف و واژه هائی استفاده می شود که نمی خواهیم بصورت متغیر،بردار،ماتریس یا سایر اقلام ریاضی تایپ شوند.

شیوه تابع:از شیوه برای تایپ اسامی اختصاری توابع ریاضی استاندارد مانندsin, log استفاده    می شود.

شیوه متغیر:برای تایپ حروف بیانگر مقادیر متغیر وثابت انتخاب می شود.و از شیوه ایتالیک استفاده می شود.

شیوه حروف کوچک یونانی:برای تایپ حروف کوچک یونانی با فونت symbolیاitalicاستفاده می شود.

شیوه حروف بزرگ یونانی:برای تایپ حروف بزرگ یونانی با فونت symbolیاitalicاستفاده می شود.

شیوه سمبل:برای تایپ نمادهای عملیاتی ریاضی مانند+و=و همچنین برای علائم جمع وانتگرال و…بکار می رود

شیوه ماتریس،بردار: برای تایپ کاراکترهایی استفاده می شود که جهت نمایش درایه های ماتریس وکمیت های برداری بکار می روند.از فونت بلد وفونتی که برای شیوه متغیر استفاده می شود بکار می بریم.

شیوه اعداد:برای تایپ ارقام ۰تا۹که از فونت انتخاب شده برای شیوه متغیر استفاده می کنیم.

نحوه ترکیب سبک یا شیوه های گوناگون برای فرمول نویسی:

از منوی styleروی فرمان Defineکلیک می کنیم تا پنجره باز شود.فلش سمت راست هر یک از شیوه ها را می توان کلیک و فونت مورد نظر را انتخاب کرد.هم چنین می توان فرمت بلد یا ایتالیک را هم انتخاب کرد.البته فرمول هایی که از قبل تایپ شده اند تحت تأثیر این تغییرات قرار نمی گیرند.

روش اعمال فرمت دلخواه به ویرایش گر فرمول:

متن مورد نظر انتخاب می شود سپس از منوی styleزبانه otherرا انتخاب می کنیم.در کادرfontsفونت مورد نظر را انتخاب کرده وبه آن فرمت بلد یا ایتالیک یا هیچ کدام را اعمال می کنیم وکلیدokرا کلیک می کنیم.

روش تعریف اندازه های جدید برای عناصر ریاضی در معادله فرمول:

از منویsizeگزینه Defineرا انتخاب می کنیم.اندازه پوینت واقع در کادر نزدیک عنصر ریاضی مورد نظر را انتخاب می کنیم.واندازه جدید را تایپ کرده ودکمه okرا کلیک می کنیم.برای بازگشتن به اندازه های پیش فرض گزینهdefaultsوبرای اعمال اندازه های جدید applyرا  می فشاریم.

روش فارسی نوشتن فرمول:

از نرم افزار واژه پردازwordفرمول را می توان هم به فارسی وهم به انگلیسی نوشت.فونت های با پیشوند IPTفارسی هستند.

برای فارسی  کردن قلم فرمول نویسی به روش زیر عمل می کنیم:

پس از باز کردن باکس فرمول،در منوی styleروی زبانه other…کلیک می کنیم.در پنجره باز شده در کادر Fontروی یکی از فلشها کلیک کرده تا فهرست آن باز شود.سپس قلم دلخواهی با پیشوندIPTرا انتخاب می کنیم.طریقه boldیا italicآن را هم تعیین می کنیم.وسپس okرا کلیک می کنیم.در موقع فارسی نوشتن در زیر زبانه languageهر دوگزینه                  text styleوother stylesباید روی anyباشد.

روش وارد کردن متن در یک فرمول:

برای نوشتن عبارت غیر ریاضی در یک معادله از شیوه textاستفاده می شود.در شیوه متن کلید فاصله فعال است،لذا می توان میان کلمات فاصله داد.برای نوشتن با شیوه Textمراحل زیر را اجرا می کنیم:

۱- مکان نما را در محلی قرار می دهیم که می خواهیم متن مورد نظر را تایپ کرد.

۲- از منویstyleگزینه را انتخاب می کنیم.

۳-متن را تایپ می کنیم.

۴-برای رفتن به شیوه Mathاز منویstyleگزینه Mathرا انتخاب می کنیم.

کلیدهای میان بر برای استفاده سریع انواع شیوه ها:

Math                           Ctrl+shift+=                                      

Text                            Ctrl+shift+E                                    

Variable                      Ctrl+shift+F                                      

Greek                          Ctrl+shift+I                                      

Matrix-Vector             Ctrl+shift+B                                    

 روش انتخاب آیتم های درون معادله:

برای انتخاب بخشی از فرمول :نشانگر ماوس را در نقطه شروع بخش موارد انتخاب کلیک کنید تا جائیکه می خواهید درگ کنید.

برای انتخاب یک سمبل در یک الگوی فرمول:کلیدCtrlرا فشار داده و سپس موقعی که نشانگر به یک فلش روبه بالا تبدیل شد روی سمبل مورد نظر کلیک کنید.

برای انتخاب محتوای یک شکاف:در روی شکاف مورد نظر دو بار کلیک می کنیم.

برای انتخاب محتوای یک ماتریس:روی عبارت درون ماتریس درگ کنید.

برای انتخاب کل یک فرمول:از منوی Editگزینه select All را انتخاب کرده ویا روی آخرین شکاف دو بار کلیک کنید.

روش تنظیم یا جابجا کردن دقیق محل کاراکتر ها در فرمول:

بخشی در معادله یا یک جمله را که می خواهید جابجا کنید با استفاده از کلیدهای فلش دار مکان نما را روی بخش انتخاب شده قرار دهید.

                                                             یک پیکسل به چپ                     Ctrl+                          

                                                             یک پیکسل به بالا                            Ctrl+                          

                                                             یک پیکسل به پائین                      Ctrl+

                                                            یک پیکسل به راست                   Ctrl+            

شناسائی اصول کار با گالری سبکStyle Gallery

یکی از روشهای قالب بندی مدرک در word،استفاده از گالری سبک است.بدین منظور به ترتیب:FormatÒStyle Galleryرا کلیک نمایید تا کادر تبادلی                        Style Galleryپدیدار گردد.فهرستی از کلیه سبکهای موجود در wordسمت چپ این کادر تبادلی مشاهده می فرمائید.سمت راست کادر تبادلی،بخشی از مدرک خود را مشاهده                  می فرمائید.کافی است بر روی نام هر یک از سبکهای موجود کلیک نمایید تا قالب بندی مدرک با همان سبک در سمت راست ظاهر شود.پس از انتخاب سبک مورد نظر و مشاهده نوع قالب بندی مدرک در بخش preview،دکمه okرا کلیک نمائید تا کل مدرک با همان سبک قالب بندی شود.

انتخاب سبکstyle

گاهی ممکن است قالب بندی خودکار متن یا سبکهای موجود در wordمورد نظر شما نباشد.بمنظور انتخاب یا ایجاد سبک جدید،به ترتیب Format Òstyleرا کلیک نمایید تا کادر تبادلیstyleپدیدار گردد.

داخل این کادر تبادلی ودر قسمت styleفهرست سبکهای موجود ارایه شده است.در قسمتparagraph previewپیش نمایش پاراگراف مربوط به سبک منتخب را مشاهده می فرمایید.در قسمتCharacter preview،پیش نمایش کاراکتر مربوط به سبک منتخب را مشاهده می فرمایید.کافی است یکی از سبکهای موجود در فهرست سمت چپ را انتخاب و کلیک نمائید تا پیش نمایش پاراگراف و کاراکتر ان در سمت راست ظاهر گردد.

انواع style:

در قسمت Descriptionدر کادر تبادلی style توصیف مختصری از سبک انتخابی ارایه می شود.